Voilà donc quinze ans que je m’intéresse au thème de la gestion efficace de son temps. Après toutes ces années, j’ai développé, amélioré et perfectionné un approche qui, si elle reste à compléter, propose des gains de temps considérables. Combien ? Difficile à dire de manière certaine. Mais on j’ai fait un travail d’évaluation. Le résultat est énorme : en respectant les principes que je propose, le temps gagné peut représenter plus d’une journée par semaine !
Voici le détail, en quelques points majeurs de mon intervention.
Le plan de journée : 1 h
Faire un plan de journée coûte de temps. Certes. Mais, le simple fait de n’avoir pas à se poser la question, à chaque fois que l’on vient terminer une action, « Et maintenant, que vais-je faire » peut représenter un gain de temps supérieur à une heure chaque semaine.
Travailler en TTC : 1 h
« Je Touche, je Traite, Je Classe ». Ce simple réflexe qui amène à canaliser et à traiter avec méthode toutes les informations nouvelles peut aisément faire gagner une heure par semaine. Je ne perds plus de temps à manipuler x fois les mêmes documents, je prends les rendez-vous avec moi-même immédiatement, je m’accroche pour respecter ces rendez- vous etc.
Ajoutez à cela que le travail en T.T.C. et le traitement méthodique de mes informations me permet de ne rien oublier, de ne laisser aucune action « en attente », et vous comprendrez l’importance et l’efficacité redoutable que peut procurer un tel principe.
Gestion des interruptions : 4 h !
Le travaux de Sune Carlsson sur les interruptions sont sans appels : faire face aux interruptions est une activité terriblement chronophage. L’enjeu peut facilement représenter une demi-journée par semaine.
Pour vous en convaincre amusez-vous à comptabiliser le temps que vous coûtent toutes les interruptions de votre travail dans une journée.
Gestion et organisation de sa messagerie électronique : 1 h 30
Le mail a pris une place de premier rang dans notre quotidien. Faire face à sa messagerie, et cela plusieurs fois par jour, est devenu un enjeu majeur d’efficacité professionnelle.
Les actions de rangement : 30 minutes
Que ce soit ses documents papiers ou ses fichiers, une mauvaise organisation de ses informations fait perdre beaucoup de temps. Etre capable de remettre la main sur n’importe quel document en moins de 30 secondes fait partie des moyens simples qui sont à notre disposition pour gagner du temps.
Maîtriser ses outils : 30 minutes
Les outils informatiques qui sont à notre disposition ont considérablement évolués. Aujourd’hui, ils offrent des possibilités qui font gagner énormément de temps. Raccourci clavier, reconnaissance vocale, outils de recherche performant, etc., sont autant de moyens de gagner du temps et d’aller à l’essentiel.
En la matière, les gains de temps peuvent paraître insignifiant de prime abord : une ou deux seconde seulement. Mais, ce qui fait le gain de temps ce sont les innombrables répétitions des actions en question. Au vu de temps que nous passons tous devant notre ordinateur, je ne crois pas qu’il soit exagéré d’évaluer ces gains de temps à 5 ou six minutes chaque jour. Nous sommes tout proches des trente minutes hebdomadaires.
Au total, les gains de temps peuvent atteindre 8 heures 30 par semaine ! Bien sûr, ce chiffre est valable dans le cas où vous auriez des progrès à faire dans tous les domaines évoqué, ce qui est rarement le cas. Mais faîtes le calcul pour vous. Estimez le temps que vous pourriez gagner. Cela vaut vraiment le coup de mettre en œuvre les principes que je vous propose !
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Vous retrouverez la thématique abordée ici en suivant la formation (en inter-entreprise ou en intra-entreprise) : |
