L’une des difficultés que vous risquez de rencontrer lorsque vous mettrez en place une organisation collective de l’information est le fait que, beaucoup, se considèrent comme « propriétaires » de leurs informations et de ce fait, considèrent que partager une information relève avant tout de leur bon vouloir. C’est un comportement qui doit changer ! Tous les membres d’une équipe doivent être convaincus que s’ils deviennent gestionnaire d’informations, ils n’en sont plus les propriétaires et que du point de vue de l’information leur mission a changée : ils doivent s’assurer qu’ils diffusent efficacement des informations fiables.
Efficacement veut dire que l’information doit être facilement accessible aux autres au moment où ils en ont besoin. Il n’est plus question d’attendre qu’un collègue sorte de réunion, voire pire, revienne de congés, pour avoir accès à une information qu’il gère. Celle-ci doit pouvoir être consultée immédiatement et sans avoir à déranger qui que soit.
La fiabilité de l’information est elle aussi importante. Dans un souci d’efficacité, il est indispensable que lorsque l’on cherche une information, celle-ci ne soit pas noyée au milieu de documents divers qui sont des versions successives, inachevées de l’information recherchée.
* La première phase du travail que collectif que je vous propose de mettre en place est de demander à toute l’équipe de lister de manière exhaustive les informations détenues par les uns et les autres. L’objectif est triple : d’abord, évidemment, faire un état des lieux du volume d’information disponible. Deuxièmement d’identifier et éliminer les doublons. Ces doublons sont d’ailleurs souvent source de confusion, puisqu’il n’est pas certain que ces doublons soient totalement identiques et plusieurs versions de la même information peuvent cohabiter. Enfin, il s’agira de répartir la gestion de l’information et de désigner, officiellement, un gestionnaire pour chaque information. Dans la plupart des cas cela ne posera pas de problème puisque qu’il suffira de se référer aux missions dévolues à chaque membre de l’équipe pour procéder à cette répartition. Seules quelques informations transversales ou à la jonction de deux fonctions nécessiteront un arbitrage.
*La deuxième étape à mettre en œuvre est la construction de règles du jeu communes de gestion de l’information. La première concerne les supports de stockage et je vous propose les suivantes
– Aucune information sur les disques durs, à l’exception des utilisateurs d’ordinateurs portables. C : ne peut servir qu’à l’enregistrement des logiciels. Ce choix est bien sûr lié au fait que les disques durs ne sont que très rarement sauvegardés et que les informations qui y sont stockées sont de ce fait en danger. Pour les utilisateurs de d’ordinateurs portables, il existe des systèmes de synchronisation du disque dur qui permettra de pallier le problème.
– Sur ce que l’on appelle généralement le répertoire utilisateur, dont l’accès est limité au seul « titulaire », je vous propose de ne stocker que le « en chantier ». Sur ce support ne doivent donc se retrouver que les documents en cours d’élaboration, des documents non terminés, sur lesquels les autres membres de l’équipe ne doivent pas pouvoir tomber pour ne pas travailler sur de mauvais informations.
– Le cas particulier des travaux transversaux ne sera évidemment pas traité de cette manière. Des dossiers transversaux pourront être créés sur le répertoire commun de l’équipe permettant ainsi un travail et un stockage de documents en commun. Dans l’idéal, et si le réseau informatique le permet l’accès à ces dossiers pourra être limité aux seuls participants au projet commun.
– Enfin, sur le répertoire partagé, commun à tous les membres de l’équipe, on pourra stocker les documents terminés, finalisés, bref, ceux qui sont fiables et sur lesquels tout un chacun peut s’appuyer.
Mais sur ce répertoire collectif aussi il convient de se doter de quelques règles du jeu pour éviter de sombrer dans l’incroyable désordre que l’on rencontre souvent sur dans ces dossiers communs à plusieurs personnes.
Tout d’abord, l’arborescence d’un dossier, même si elle ne concerne le travail que d’une seule personne, ne peut être laissée à la discrétion de cette seule personne. Elle doit être compréhensible et accessible à tous les membres de l’équipe. Pour ce faire, la procédure que je propose est de laisser les membres de l’équipe d’élaborer un projet d’arborescence pour les dossiers qui les concerne puis de soumettre ces projets aux autres membres de l’équipe. Ceux-ci auront la possibilité d’amender et de modifier l’organisation proposée de manière à la rendre plus lisible pour l’ensemble.
Ici, et pour éviter l’apparition de fichiers « orphelins » que personne n’ose plus supprimer parce que l’on n’en connait pas l’intérêt, il faudra interdire de manière forte la « dépose » de fichiers hors de l’arborescence établie. Ce sont fichiers
Une fois cette structuration arrêtée, il vous faut choisir les règles que vous respecterez dans la nomination des fichiers. Là encore, je vous invite à vous appuyer sur les remarques proposées plus haut.
A ce stade, il ne vous reste plus qu’à mettre en place la nouvelle organisation. Ici à nouveau, je vous suggère de procéder de manière progressive, c’est-à-dire de faire migrer les fichiers utiles de l’ancienne organisation vers la nouvelle au fur et à mesure que ceux-ci seront ouverts. Vous éviterez ainsi les écueils évoqués plus haut : une grande perte de temps et la migration d’informations inutiles puisque personne ne les consulte plus.
