Je ne reviens pas assez souvent sur un outil qui est au cœur de l’efficacité professionnelle, qui est la base d’une organisation de son temps de travail performante : le plan de journée. J’aimerais donc consacrer un article aux avantages, aux bénéfices que procure cet outil.

Vérifier que j’ai le temps

Le premier intérêt que présente le plan de journée est de vérifier que j’ai le temps de faire tout ce que j’ai prévu, de valider que toutes les tâches que je me suis fixé pourront être réalisées dans la journée. En effet, alors que la simple liste de tâche (la célèbre to-do-list) ne me donne aucune information quant à la « probabilité temporelle » d’accomplir les actions envisagées, le fait de poser mes rendez-vous avec moi-même, mes rendez-vous avec les autres, ma part d’imprévu et, si nécessaire, le temps de mes déplacements dans mon agenda, me permet de vérifier d’un simple coup d’œil que mes objectifs ont une chance d’être atteints.

Prendre du recul

Le second intérêt du plan de journée découle du premier : prendre du recul. En effet, en faisant planifiant quotidiennement mon temps, et cela peut paraître paradoxal, me permet de garder de la souplesse dans mon organisation.

Garder de la souplesse

Ce regard objectif et réaliste, est ce qui permet de donner de la souplesse à mon organisation. Car, c’est parce que je sais précisément, objectivement quelles sont les priorités de ma journée que je peux faire face, sans inquiétude, aux bouleversements que peut réserver une journée de travail. Soit il me reste une marge de manœuvre dans le temps consacré à l’imprévu, soit je vais devoir « sacrifier » un ou plusieurs rendez-vous. Si je me contente de la liste de tâche comme outil d’organisation de ma journée, j’ai toutes les chances de tomber dans l’illusion qu’il me reste du temps pour accomplir ce que j’ai prévu. Arrivé à la fin de la journée, l’illusion se dissipera et me fera constater que les priorités de la journée sont en retard. Me resteront deux mauvais choix : prendre du retard ou rentrer chez moi en retard.

C’est donc parce que j’ai réalisé mon plan de journée, ce budget prévisionnel de mon temps, que je pourrai faire un choix éclairé qui tiendra compte de mes priorités professionnelles ? mais aussi personnelles. Sans plan de journée, je ne pourrai que réagir dans l’instant, sans évaluer les conséquences sur les autres actions qui se trouvent dans mon environnement de travail.

Ainsi, aussi paradoxal que cela puisse paraître, le plan de journée est l’outil qui favorise la souplesse dans mon organisation. Pour ma part, je ne peux que vous conseiller d’y consacrer cinq minutes tous les soirs avant de quitter votre travail.