Infobésité : voilà un mot valise que l’on entend de plus en plus et qui me paraît être un des marqueurs de notre époque. Les informations sont de plus en plus nombreuses et leur traitement nous prennent de plus de temps. Dans notre activité professionnelle, le courriel est l’un des vecteurs les plus utilisés pour diffuser de l’information et, face à ces tombereaux de messages électronique un constat commence à s’imposer : on ne peut plus tout lire !
Manque de temps
La première raison qui nous amène à ce constat c’est le manque de temps. Or, j’estime pour ma part que le traitement d’un mail prend, en moyenne, une minute. Certains messages sont très facile à traiter, d’autres nécessitent temps et attention. Donc, si mon estimation n’est pas trop inexacte, pour savoir combien de temps vous devez consacrer à la lecture de vos il vous suffit de les compter. Pour certains, l’estimation est effrayante.
Informations sans intérêt
L’autre raison pour laquelle il nous faut accepter l’idée que l’on ne peut plus tout lire c’est que, dans ce flot continu de messages électroniques, beaucoup d’informations ne présentent qu’un intérêt très limité, voire aucun intérêt. Consacrer ne serait-ce que quelques secondes à ces mails est donc une perte de temps.
De fait, avec la facilité avec laquelle il est possible de rajouter des destinataires à un mail, il devient inévitable que des mails vous parviennent sans qu’ils ne présentent le moindre intérêt. De ce fait, on peut dire que l’information à perdu de sa valeur. Elle présente globalement moins d’intérêt et si l’on veut garder le contrôle il est important de faire le tri dans tout ce que l’on reçoit.
Faire le tri
A mes yeux, et la méthode de gestion du temps et d’organisation que je propose s’appuie sur ces principes, il y a quatre catégories de message électroniques :
Ceux qui portent une action : c’est le travail que je dois engager, les tâches et les missions qui sont les miennes.
Ceux qui portent une information ou un engagement qui vont me servir plus tard : je dois les conserver.
Ceux qui portent une information dont la valeur est éphémère : j’en prend connaissance et je peux les supprimer.
Enfin, il y a les messages que je peux supprimer immédiatement : ils ne sont porteur d’aucune information pertinente pour moi et ne me demandent aucune action. Plus vite je m’en débarrasser mieux c’est.
Les identifier selon chacune des quatre catégories me permet de les trier et les traiter très rapidement.
