Je l’ai écrit à maintes reprises dans ce blog, vider sa boîte de réception est salvateur. Cela vous permet de reprendre le contrôle, de retrouver de la sérénité et de gagner en tranquillité. C’est à mes yeux absolument indispensable si vous voulez être efficace dans votre travail. Mais comment faire ? C’est ce que je vous propose de découvrir ici.
La façon dont vos mails sont affichés est importante pour pouvoir les trier. En effet, vous devez pouvoir visualiser les entêtes de colonnes. Pour cela, le plus simple est sans doute de désactiver l’affichage du volet de lecture le temps de faire votre ménage. Vous pourrez le désactiver par exemple dans Outlook en passant par l’onglet « Affichage, puis « Volet de lecture » et en choisissant « Inactif ». Cela vous permettra de visualiser les entêtes de colonne. Pour trier vos mails par colonne, il suffit de cliquer sur cet entête.
Commencez par classer vos mails par date. Peut-être pouvez-vous décider de supprimer tout ce qui a plus de X années ? N’oubliez pas que la mention « Cliquez pour afficher plus d’éléments de Microsoft Exchange » dans Outlook signifie que les messages reçus il y a plus d’un an ne sont pas affichés. En cliquant sur le lien, vous les ferez apparaître et pourrez procéder à un nettoyage efficace. Si vous ne le faites pas, vous ne traiterez que les mails les plus récents, c’est-à-dire ceux parmi lesquels il vous faudra garder le plus de choses.
Puis classez vos mails par expéditeur, certains ne vous envoient pas d’informations essentielles. Je pense par exemple à votre CE au mail généré automatiquement par certains systèmes, et cetera. Supprimez-les par paquet.
Enfin, classez vos mails par type, vous pourrez ainsi vous débarrasser des notifications d’absence, d’acceptation ou de refus de réunions. Dans Outlook, vous obtiendrez ce type de classement en cliquant sur la colonne. Matérialisé par une icône représentant une feuille de papier, un coin replié.
Arrivés à ce stade, classez à nouveau vos mails par date et, si votre outil le permet, en les affichant en conversation ou alors en objet. Vous pourrez ainsi archiver tous ceux qui méritent d’être conservés. Le dernier d’un échange reprend normalement l’intégralité de la conversation et ceux qui contenaient une pièce jointe. Tous les autres peuvent probablement disparaître. Si le nombre de mails restants est trop important pour que vous puissiez les traiter à la main, je vous suggère de créer un dossier que j’appelle généralement « Vrac » et qui permet de « mettre la poussière sous le tapis ». Cela n’a aucun impact sur l’espace disque que vous occupez sur le serveur de messagerie de votre entreprise, mais cela permet de débarrasser votre boîte de réception. Les mails que vous y stockerez seront supprimés au fur et à mesure et peut-être que dans quelques mois, vous pourrez décider de tout supprimer.
Une fois que tout cela est fait… Il ne vous reste plus qu’à recommencer en vous attaquant à vos « Eléments envoyés ».
