Une organisation effcicace de mes fichiers

Les dernières versions de Windows et notamment l’apparition des bases indexées m’ont amené à faire évoluer l’organisation de mes fichiers électroniques selon deux principes  : simplifier l’arborescence et créer un nomenclature, un modèle sur lequel je m’appuie pour nommer mes fichiers.

Simplifier l’arborescence

Le premier a été de simplifier mon arborescence le plus possible pour éviter de perdre mon temps à m’y « promener ». Plutôt que beaucoup de dossier difficilement accessibles mais ne contenant que peu de fichier ce qui me facilitait l’identification de celui qui m’intéressait, j’ai choisi de m’organiser avec des dossiers peu nombreux et contenant beaucoup de fichiers.

Une nomenclature pour nommer mes fichiers

L’autre décision a été de créer une nomenclature de mes noms de fichiers de façon à ce que deux conditions soient satisfaites.

La première était que le nom de chacun de mes fichiers devait comprendre un élément discriminant sur lequel je pourrai m’appuyer en utilisant l’outil de recherche. Je voulais être sûr qu’en utilisant des « clés » de recherche logiques et simples, j’obtiendrai de manière certaine parmi les résultats les fichiers recherché.

La deuxième condition était que, en lisant les résultats obtenus, j’identifie de manière certaine, au milieu des autres résultats le document recherché. Pour cela, il a fallu que le nom de mes fichiers comprenne aussi suffisamment d’informations pour permettre cette identification. J’ai donc imaginé une nomenclature deux types d’informations.

Des éléments discriminants

Ces éléments discriminants sont les « clefs » logiques, évidentes, sur lesquelles je vais m’appuyer pour lancer ma recherche. Ils doivent figurer dans le nom que je vais donner à mon fichier de manière à ce que celui-ci figure dans les résultats obtenus par ma recherche.

Ces éléments discriminants peuvent donc être le nom d’un client, le nom ou le code d’un projet sur lequel vous travaillez, le nom d’un produit etc. Bref, toute information sur laquelle il vous paraîtra logique de lancer la recherche pour rechercher le fichier.

N’oubliez pas non plus que l’une des sources de perte de temps que vous risquez de rencontrer consiste à se demander quel document, parmi tous ceux que vous avez obtenus en guise de résultats à votre recherche, est le bon. Le fait de disposer dans son nom d’un ou plusieurs éléments discriminants vous aidera incontestablement à choisir celui qui vous intéresse.

Des informations «complémentaires »

La présence d’éléments discriminants dans le nom d’un fichier ne peut suffire à l’identification rapide de celui-ci. En effet, il est évident qu’un élément discriminant, aussi pertinent soit-il, peut conduire à plusieurs résultats. Il est donc indispensable d’ajouter des informations qui permettront de l’identifier à coup sûr au milieu des autres résultats.

Pour cela vous pouvez identifier le type de contenu. Dans bien des cas, une seule lettre peut suffire. Ainsi, pour identifier mes courriers « type » j’inclus systématiquement un C majuscule dans le nom du fichier. Pour mes factures, ce sera F, pour mes conventions de formation j’utiliserai « Conv », le C étant déjà utilisé. Bien évidemment, il n’est pas questions de faire une recherche en me basant sur cet élément. Le C ou le F doivent se trouver sur l’immense majorité des fichiers présents sur mon ordinateur et je passerais bien trop temps à identifier celui qui m’intéresse. Par contre, parmi les résultats, quand un fichier comprend dans son nom un C ou F, j’identifie immédiatement qu’il s’agit d’un courrier « type » ou d’une facture.

À côté de ces éléments d’identification «normalisés », n’hésitez pas à ajouter toutes les informations qui vous seront utiles. Par exemple, pour une facture, j’ajoute au F que j’évoquais plus haut, le numéro de la facture, le nom du client ainsi que, si nécessaire une information concernant le groupe (numéro du groupe ou lieu de la formation si celle-ci se déroule sur un site particulier).

De la même manière, si je suis amené à créer une formation spécifique pour un de mes clients, tous les supports (diaporama, livret du participant, feuille d’évaluation, etc.) seront identifiés par le thème qui sera traité, mais aussi par le nom de l’entreprise pour laquelle j’aurais créé ces éléments.