Les P.M.A.T.

L’un des grands principes fondamentaux de la gestion du temps et de l’organisation personnelle réside dans ce que l’on appelle les « rendez-vous avec soi-même ». Comme j’ai déjà eu l’occasion de l’expliquer dans ce blog, il s’agit d’inscrire, dans son agenda, au même titre que l’on inscrit ses rendez-vous et réunions (le temps que l’on donne aux autres) le temps que l’on prévoit de consacrer aux principales activités de sa journée. Comme j’ai eu l’occasion de l’indiquer, ce réflexe « agenda » qui consiste à budgéter sa journée présente de nombreux avantages : il permet d’avoir une idée relativement fiable du déroulement de sa journée, il aide à prendre du recul sur sa charge de travail réelle et facilite l’identification des priorités. Prendre des rendez-vous avec soi-même est une des bases permettant de parvenir à une bonne gestion de son temps.

Les Petites Merdouilles À Traiter n’ont pas leur place dans notre agenda

Toutefois, il existe une catégorie de tâches qui n’ont pas leur place en tant que telle dans votre agenda : i s’agit des Petites Merdouille À Traiter, que j’ai l’habitude d’abréger sous l’acronyme PMAT. Ce sont toutes ces actions qui ne nous prennent que peu de temps chacune, mais qui, additionnées les unes aux autres occupent une part non négligeable de notre temps.

Ces PMAT n’y ont pas leur place d’une part, parce que toutes les inscrire rendrait notre agenda difficilement lisible, et que, bien souvent, les inscrire dans notre agenda prend plus de temps que les réaliser.

Utiliser le gestionnaire de tâches

Mais alors qu’en faire ? Le premier réflexe est de les laisser dans la boîte de réception. À cet endroit, nous finirons bien par « retomber » dessus à un moment où nous trouverons le temps de les réaliser. Cette solution a deux inconvénients. D’une part elle ne permet pas d’obtenir une boîte de réception « gérable », qui ne dépasserait pas le bas de l’écran (voir l’article…..). D’autre part, comme mes mails dépassent le bas de mon écran, le risque de perdre de vue ces actions et de finalement les oublier est grand.

J’ai donc choisi d’utiliser le gestionnaire de tâches d’Outlook (ou de Lotus Notes). Si la tâche me parvient par mail, j’utilise le « glisser-lâcher » d’Outlook. Si l’action qui m’est demandée me parvient oralement, je l’inscrit dans mon gestionnaire de tâches, soit directement à l’écran, soit en passant par mon smartphone que je synchroniserai avec Outlook.

Évidemment, à chaque fois que cela sera nécessaire, j’utiliserai un rappel ou une alarme pour être certain de ne pas manquer une échéance importante

Un rendez-vous avec moi-même

Dans mon agenda, et parce que l’accumulation de ces PMAT peut représenter un temps non négligeable, je prends un rendez-vous avec moi-même intitulé PMAT. Quand le moment de ce rendez-vous est arrivé, je vais dans mon gestionnaire de tâches et je traite, l’une après l’autre ces PMAT. Bien sûr, à chaque fois qu’une de ces tâches est accomplie, je la marque « terminée ». Je supprime ces PMAT terminées une fois par semaine dans mon gestionnaire de tâches.

Ce mode de fonctionnement me permet de ne pas perdre de vue ces PMAT, qui sont parfois importantes, tout en maintenant ma boîte de réception sous le niveau des dix mails qui sont la limite que je m’autorise.