Il y a un comportement que je vois se développer et qui me paraît présenter bien des aspects positifs : le « tout numérique ». De quoi s’agit-il ? Et bien
tout simplement de choisir d’utiliser un support numérique, un ordinateur voire un smartphone, pour tous les moments de sa vie professionnelle. Si le fait de ne plus utiliser de papier (ou presque) est une conséquence positive de cette façon de travailler, d’autres avantages très intéressants en découlent.
Tout sous la main
Le premier intérêt de cette démarche est d’avoir un accès quasi permanent à tous ses documents, à toutes ses données. On peut aujourd’hui se connecter à ses dossiers à peu près partout et à tout moment. L’immense majorités des salles de réunion proposent un accès WIFI et une simple carte SIM insérée dans son ordinateur permet de se connecter dans la plupart des endroits où l’on peut être amené à travailler.
Du coup, il n’y a plus à craindre de ne pas disposer des documents nécessaires à l’avancement d’un dossier ou de manquer l’information indispensable à une réunion. De la même manière, il n’y plus besoin de tourner les pages de son cahier de réunion, voire de fouiller dans les anciens cahiers stockés au fond de son tiroir pour retrouver les informations notées il y plusieurs mois. Si tout est sur votre ordinateur, tout est facilement accessible.
En réunion
Pourquoi prendre des notes « papier » en réunion ? Votre PC vous permettra de stocker toutes les informations qui vous paraîtront utiles. Il vous sera ainsi beaucoup plus facile de les enregistrer au bon endroit sans avoir à les ressaisir. Dans le même temps, travailler sur votre ordinateur vous permettra un accès immédiat à tous vos outils d’organisation (comme votre agenda par exemple) et vous pourrez ainsi créer immédiatement tous les rendez-vous avec vous-même ou les PMAT dont vous pourrez avoir besoin. Votre organisation se construira au fur et à mesure que les tâches et actions qui vous sont confiées apparaissent.
Partage facilité
Un autre avantage lié à l’adoption de ce comportement réside dans le fait que le partage des données sera facilité. La plupart des entreprises ont adoptés des espaces de travail collaboratifs et, au pire, une pièce jointe à un courriel permet de diffuser facilement une information ou un compte rendu.
Choisir des outils
De nombreux outils sont à votre disposition pour faciliter votre nouvelle vie « tout numérique ». Pour ma part j’utilise pas mal OneNote par exemple. Il me rend de bons services dans le prise de note en réunion ou en conférence. Il est fourni dans les packs Microsoft et ne vous coûtera donc pas un cent de plus. Il est aussi partageable. Lorsque je participe à un webinaire, j’enrichit facilement mes notes avec des copies d’écran.
Pour le travail collaboratif, des sites comme Asana ou Trello peuvent devenir de véritables assistants à la gestion de projets. Les premiers niveaux d’utilisation sont gratuits : c’est l’idéal pour découvrir les services qu’ils peuvent vous rendre.
Enfin, et puisque le « tout numérique » n’est pas encore la règle, un outil très complémentaire peut vous être utile : un scanner à main. Légers, simples à utiliser et peu coûteux (autour de 50 €) ces outils vous permettront de numériser tous les documents indisponibles en format numérique. Ajoutez un logiciel de reconnaissance de caractères, la plupart du temps fourni avec le scanner et vous voilà équipé. Notez aussi que votre smartphone peut, dans bien des circonstances, remplacer ce scanner de poche.
Mon ordinateur, mon compagnon
Ces choix amènent à faire de votre ordinateur un compagnon qui vous suit partout (mais n’est-ce pas déjà le cas ?). Il vous permettra de centraliser, de concentrer vos données vos tâches. Tout sera au même endroit. Couplé avec un smartphone, vous aurez sous la main tout ce dont vous pouvez avoir besoin pour travailler presque n’importe où et n’importe quand.
Il ne vous reste plus qu’à construire votre organisation en vous appuyant sur ces outils.
