La bonne configuration d’Outlook (2) – le calendrier

Pour paramétrer le calendrier d’Outlook dans sa version 2010, cliquez sur « fichier », puis choisissez « options » et enfin l’onglet « calendrier ». Quelques paramétrages sont particulièrement pratiques.

Ajouter les jours fériés

Cette option rend des services intéressants. Tout d’abord, s’il est rare que l’on oublie que le 25 décembre est la fête de Noël, il n’en est pas de même pour les jours fériés mobiles, comme Pâques. Il est donc intéressant que votre calendrier Outlook vous rappelle cet évènement. Par ailleurs, si vous travaillez régulièrement avec un ou plusieurs pays étrangers, afficher les jours fériés de ces pays permettra de mieux planifier votre travail avec vos interlocuteurs étrangers et de mieux comprendre pourquoi une réponse met plus de temps à vous parvenir que d’habitude.

Pour intégrer les jours fériés dans votre calendrier, dans la partie intitulée « Option du calendrier » de l’onglet « calendrier » cliquez sur « ajouter les jours fériés », sélectionnez les pays qui vous intéressent et validez. Les jours fériés des pays sélectionnés vous seront indiqué en rappel (rendez- vous « libre ») dans votre calendrier et ne bloqueront pas votre agenda qui restera « ouvert » pour les autres.

Ouvrir son calendrier sur plusieurs mois

Juste en dessous de cette option, vous trouverez un bouton intitulé « options de disponibilité ». Vous pourrez y choisir « d’ouvrir » aux autres votre calendrier sur un période plus ou moins longue. Si vous y indiquez deux mois, par exemple, votre calendrier ne sera consultable pour vos collègues que sur une durée à venir de deux mois. Ici, je vous conseille de l’ouvrir au moins sur douze mois (voire vingt-quatre mois). Ainsi, vous pourrez partager avec les autres des informations sur vos engagements à long terme. C’est particulièrement intéressant, par exemple, si vous êtes amené à participer à des salons dont les dates sont généralement connues longtemps à l’avance.

Affichez les numéros de semaine

Dans les options d’affichage, cochez la case « afficher les numéros de semaine ». Cette information est parfois utile. Attention toutefois : si vous choisissez cette option, veillez à ce que dans la zone « temps de travail » la première semaine de l’année soit « la première semaine de 4 jours ». Sinon, certaines années, vous aurez un décalage entre le numéro de semaine affiché par Outlook et celui de vos calendriers.

Des rappels ou pas ?

Sous le titre « Options du calendrier » vous trouverez la case qui vous permet d’avoir des rappels pour vos rendez-vous. Pour ma part, je n’aime pas beaucoup cette fonction. En effet, elle vous amène à avoir des rappels systématiques pour toute nouvelle entrée dans votre agenda. Le problème est que dès que vous avez « abandonné » votre PC pendant quelques temps, vous vous retrouvez face à une cascade de rappels ce que je trouve non seulement désagréable mais aussi risqué : face à cette avalanche la tentation est forte de fermer tous les éléments et donc d’oublier des choses importantes.  Si j’ai besoin d’un rappel sur un rendez-vous, je préfère le paramétrer au coup par coup. Je n’ai donc que les rappels dont j’ai besoin et je leur prête donc forcément une grande attention.