Les réunions récurrentes

Comme beaucoup de gens, j’ai parfois des idées très arrêtées, des convictions fortes que j’ai du mal à remettre en question. Parmi celles-ci, il en est une que je « traine » depuis des années : les réunions récurrentes, vous savez, celles qui se tiennent à jour fixe et heure fixe, toutes les semaines, toutes les quinzaines etc., ces réunions récurrentes, disais-je, ne servent pas à grand-chose. Commençant immanquablement en retard (à cause du chef ?), finissant à pas d’heure, elles ne servent qu’à passer la mauvaise humeur du chef, à un collègue bavard de mettre en avant l’incroyable travail qu’il a fourni depuis la semaine passée ou à remettre en question des décisions que l’on a prises.

J’exagère ? Peut-être un peu. Ou alors c’est mon vécu qui est un peu particulier… Mais, du temps où j’étais salarié, je ne garde pas de ces réunions un excellent souvenir. Il m’arrive de partager des anecdotes sur ces réunions durant mes formations et il n’est pas rare que les participants  partagent mes préventions contre ces rituels.

À quoi peuvent-elles servir ?

Pourtant, il est utile que les gens qui travaillent dans une même équipe se rencontrent, communiquent, échangent des informations et fassent le point sur leurs travaux. Je fustige assez dans ce blog nos comportements face à la messagerie pour ne pas penser un instant que le mail peut remplir efficacement ces fonctions. Alors, que reste-t-il pour qu’une équipe échange, communique ou se rencontre ? À part la réunion je ne vois pas…

Des objectifs clairs

Alors que faire ? Déjà respecter les règles qui font des réunions efficaces. Fixer des objectifs clairs est un des points les plus importants. Ces réunions récurrentes ne doivent pas être l’occasion de parler de tout et de n’importe quoi. Sachez précisément à quoi elles doivent servir et si une autre question émerge organisez une réunion spécifiques pour la traiter. Bien évidemment, ne seront invités que ceux qui interviennent sur la question.

Limitez les temps d’intervention

Les bavards (voir aussi l’article « Gérer les bavard« ), ceux qui ne parviennent pas à contrôler leur temps de parole ou qui pensent que la qualité de leur travail sera jugée au temps passé à le décrire sont une plaie des réunions récurrentes. Fixez donc une règle claire en limitant le temps d’intervention de chacun. Après tout, l’esprit de synthèse est une qualité qui mérite aussi d’être valorisée.

Cassez le cadre

Pourquoi ces réunions devraient-elles toujours se dérouler de manière très formelle. Une idée que j’ai vue expérimentée chez un de mes clients et qui donne des résultats très intéressants, est  ce que j’appelle la réunion « machine à café ». En fait, il s’agit d’organiser une réunion devant la machine à café. Le café à la main pour donner de la convivialité et tous debout pour que l’on ne puisse pas y passer trop de temps, la forme donnée à la réunion permet de faire rapidement le point sur les dossiers en cours et d’échanger des informations. Bien évidemment, il ne sera pas possible de traiter les questions de fonds pendant ces moments-là.

Vous pouvez aussi profiter du soleil pour boire ce café si vous bénéficiez d’un environnement s’y prêtant, ou toute autre forme qui pourra rompre la monotonie des réunions récurrentes. Bref faîtes preuve d’imagination et de créativité.

Pour ma part je suis preneur de toutes nouvelles idées : n’hésitez pas à m’en faire part en me laissant un commentaire.