Dans la plupart des salles de réunion il est un élément de mobilier dont on peut se demander ce qu’il fait là tant il est peu utilisé : le paper-board (ou Tableau à Feuilles Amovibles en bon français ou TAFA pour faire court). Toujours présent, l’absence de feutres autant que celles de feuilles montre bien qu’il n’est utilisé que rarement.
Dans cet article, je voudrais vous proposer trois façons de l’utiliser pour bonifier vos réunions.
Recevoir la production du groupe
C’est la fonction qui lui est le plus souvent dévolue : recevoir la production du groupe. Que cela soit dans le cadre d’une discussion, à l’occasion d’un brainstorming, en mettant en œuvre un metaplan, etc. le paper-board devient le réceptacle du travail commun. Dans ce cadre, il joue un rôle central dans la réunion.
Il est donc essentiel de veiller à ce que TOUTE la production du groupe s’y retrouve. Veillez à ne rien censurer sans l’aval du groupe et à ne hiérarchiser ou évaluer la production qu’avec l’aval du groupe. S’y vous ne prenez pas garde à ces aspects, le soupçon de manipulation pourrait peser sur vous et les participants pourraient entraver le fonctionnement de la réunion.
Acter les décisions
Dans le fonctionnement d’un groupe il est un phénomène chronophage assez fréquent : les « résurgences ». C’est cette tendance à revenir en arrière, à reprendre les discussions qui semblaient closes ou à remettre en question les décisions qui avaient été prises.
Utiliser le TAFA est un bon moyen d’acter une décision, de l’inscrire de manière à pouvoir, plus tard, lors d’une éventuelle résurgence, s’appuyer sur ce qui est écrit. Sans être gravée dans le marbre la décision inscrite prend un poids plus important et s’y référer permet de souligner que le débat a déjà eu lieu.
Expliquer – démontrer – décrire
Le paper board peut aussi vous être d’une grande utilité lorsque vous voudrez expliquer, démontrer, décrire etc…. Dans une séquence de ce type il recevra vos schémas, vos démonstrations et autres raisonnements. N’hésitez pas, quand cela est utile, à préparer vos schémas au crayon à papier. Cela sera invisible pour les participants jusqu’à ce que vous repassiez sur vos traits avec les feutres appropriés.
Pas d’abandon
Enfin, surtout lorsqu’il s’agit de la production du groupe, n’abandonnez pas vos feuilles de TAFA. Affichez-les dans la salle pendant la réunion et emmenez-les pour éventuellement les réutiliser lors de la prochaine réunion. Si vous faîtes travailler des gens, montrez-leur que vous respectez leur production en la conservant et en la réutilisant quand cela sera nécessaire.
