Une discussion : ca se maîtrise !

La discussion est probablement la technique d’animation la plus utilisée dans les réunions. Si elle présente de nombreux avantages, elle compte aussi des inconvénients. Non maîtrisée, une discussion n’aboutit qu’à peu de résultats, elle permet aux plus « expansifs » de monopoliser le débat, elle peut avoir une durée excessive, etc.

Pour maîtriser une discussion, en garder le contrôle, il y a quelques solutions pratiques.

Ne pas perdre l’objectif de vue

Tout d’abord, il importe de ne jamais perdre l’objectif de vue. Pour cela il faut évidemment avoir identifié très clairement cet objectif ; et, à chaque fois que la discussion s’éloigne de l’objectif, il est indispensable de ramener les participants dans le bon chemin. En tant qu’animateur de la réunion cela relève de votre responsabilité.

Pour vous aider, pourquoi ne pas nommer un « gardien du fonds », c’est-à-dire un participant à qui vous confiez la mission de veiller à ce que les échanges restent bien dans le sujet. Pour ma part, c’est un acolyte que j’aime bien avoir à mes côtés, même si de temps en temps il me recadre aussi. Car, et c’est bien là le souci, le fait de conduire la réunion ne nous garantit pas d’éviter nous-même les digressions. Avoir un soutien dans cette mission est une aide très utile.

Se donner une limite dans le temps

Lorsque je vous ai parlé, dans ce blog, de l’établissement de l’ordre du jour, je vous ai indiqué qu’il était nécessaire d’allouer une durée claire à chaque point que vous souhaitez aborder durant une réunion. C’est particulièrement vrai lorsque vous souhaitez utiliser la discussion comme technique d’animation de votre réunion. Connaître cette durée vous permettra, bien sûr de gérer votre timing, mais aussi vous donnera un argument efficace pour recadrer les participants qui se lancent dans une digression. Eux aussi ont des contraintes, des rendez-vous et du travail qui les attend encore après la réunion et finir à l’heure prévue ne devrait pas déranger.

Là encore, pourquoi ne pas nommer un gardien du temps, c’est-à-dire un participant à qui vous demandez de garder un œil sur l’horloge. Il vous aidera à recadrer quand cela sera nécessaire

Limiter le temps d’intervention

Si vous devez organiser une réunion avec un grand nombre de participants, n’hésitez pas à limiter la durée des interventions. Annoncée en début de réunion cette règle du jeu peut être présentée comme un moyen de s’assurer que tout le monde pourra prendre la parole. Du coup, si vous trouvez l’intervention d’un participant trop longue vous pourrez facilement lui demander de conclure son propos.

Utiliser un paper board

Le paper board est un outil qui est généralement présent dans la plupart des salles de réunion. N’hésitez pas à l’utiliser.

Quand vous demandez des idées, notez-les. Bien souvent, cela évite les redites. Ainsi, vous verrez les propositions se tarir simplement parce que beaucoup d’idées ont déjà été formulées et que les participants hésitent à répéter une idées déjà formulée.

Si vous souhaitez « acter » une décision, matérialisez-là au paper board. Non seulement, cela vous permettra de signifier que, la décision étant prise, ce point de l’ordre du jour est achevé, mais aussi cela limitera l’apparition des « résurgences ». Ces résurgences sont la réapparition d’une discussion à propos d’un point précédent de l’ordre du jour. Le fait d’avoir matérialisé la décision prise vous permettra de « recadrer » en indiquant que revenir sur ce qui a été acté fait courir le risque de perdre beaucoup de temps. En fin de réunion, n’oubliez pas d’emmener les feuilles de paper board. Elles pourront vous être utiles pour compléter le compte rendu.

Structurer la discussion

Enfin, n’hésitez pas à structurer votre discussion. Ainsi, si vous voulez qu’une décision soit prise, commencez par demander aux participants d’identifier les solutions possibles. Notez les toutes au paper board sans jugement. Puis dans un deuxième temps, pourquoi ne pas commencer par exclure celles qui sont inapplicables. L’étape suivante pourrait constituer à l’énumération des avantages et inconvénients respectifs des solutions restantes. Enfin, vous pouvez amener le groupe à décider selon les modalités qui vous paraissent les plus pertinentes : vote, recherche de consensus, arbitrage hiérarchique, etc. A vous d’imaginer les étapes qui permettront d’aboutir.

Bonnes réunions….