Les vacances sont censées être une période de calme, de repos et de ….. déconnexion. Or, depuis quelques années, je rencontre de plus en plus de gens qui me disent traiter leur messagerie électronique au moins une fois par jour alors qu’ils sont en vacances. Pourquoi ? Je vois deux raisons principales.
La première est la peur de « rater » une urgence, une tâche ou une action importante. La seconde est la crainte du retour : si la boîte de réception n’est pas traitée pendant voire trois semaines, le retour au bureau passera inévitablement par le long pensum du nettoyage de tout ce qui s’est accumulé pendant cette période. Alors que faire ? Voici quelques pistes.
Gestionnaire d’absence
Une partie de la solution réside dans l’utilisation du gestionnaire d’absence. Il s’agit, bien sûr, d’indiquer à vos correspondants extérieurs comment leurs demandes seront traitées en votre absence. Dans ce cas, il est possible de transférer automatiquement les mails à la personne qui assurera votre intérim ou d’indiquer le moyen de la joindre.
Pour les collègues et ceux qui appartiennent à la vote entreprise on peut tenter quelque chose de plus « radical ». Sachant que certains outils de messagerie comme Outlook permettent de traiter différemment les mails internes et les mails externes, le message destiné aux mails internes pourrait ressembler à cela : « je serai absent€ du au . Pendant cette période je serai dans l’impossibilité d’accéder à ma messagerie. A mon retour et pour être immédiatement opérationnel, je supprimerai tous les mails internes reçus. Si une information était toujours active à ce moment, je vous remercie de me la renvoyer. »
Je sais que cette stratégie est « osée ». Mais, si vous osez l’employer, elle vous évitera les longues heures passées à trier des mails obsolètes à votre retour de congés.
Autoriser l’accès à sa boîte de réception
Une autre stratégie consiste à donner à la personne qui assurera votre intérim une autorisation d’accès à votre boîte de réception plutôt que de simplement générer le transfert de vos mails vers elle. Ainsi, elle pourra traiter, et supprimer (!), ce qui doit être traité en votre absence. A votre retour, ne resteront que les mails ne nécessitant pas de traitement immédiat. Si vous souhaitez savoir ce qui a été fait, vous retrouverez tous ce dont vous pouvez avoir besoin dans vos « Eléments envoyés ».
Attention, il ne s’agit pas de donner votre mot de passe. Il s’agit de permettre à un collègue, sous son identifiant, d’accéder à votre boîte de réception. Tous les outils de gestion de messagerie le permettent. Le mail sortant sera identifié comme venant de celui à qui vous avez donné accès à votre messagerie mais il sera indiqué qu’il aura été envoyé « de votre part ».
Une limite existe pour cette stratégie : celui à qui vous donnez l’accès à votre boîte de réception aura accès à toutes les informations qui vous sont destinées. Ce doit être quelqu’un qui a vote confiance, notamment si vous êtes amené à traiter des informations confidentielles.
Lâcher prise
Ceci dit, quelle que soit la stratégie que vous retiendrez, tous cela relève d’abord de votre capacité à lâcher prise, à faire confiance et à admettre que, sauf cas exceptionnel d’une réelle urgence (qui passera prioritairement par votre téléphone), votre entreprise peut se passer de vous pendant quelques jours. Après tout, avant l’apparition de la messagerie électronique, les entreprises étaient obligées fonctionner ainsi ! Ce qui a changé ne relève-t-il pas d’un espoir secret (et vain) d’apparaître comme indispensables à notre entreprise ? Donc pensez à lâcher prise pendant vos congés. Vous en profiterez beaucoup plus et serez plus efficaces à votre retour.
