La messagerie électronique est devenue un outil indispensable dans les entreprises. Si il n’est plus envisageable de se passer de cet outil performant, il devient de plus en plus important d’en codifier l’usage, de se donner des règles du jeu, de respecter quelques bonnes pratiques. Ainsi, le mail redeviendra un outil efficace et pertinent et perdra sa dimension « chronophage ».
Changer de comportement
Mais, pour mieux dans les mesures pratiques à prendre pour organiser votre messagerie, j’aimerais vous proposer un changement de comportement vis-à-vis de cet outil.
Le changement de comportement consiste avant à remettre le mail à sa place à savoir un outil qui est à mon service. Pas l’inverse ! Je crois que si l’on veut retrouver un peu de sérénité dans son travail quotidien, un peu de tranquillité pour accomplir ses tâches, il est nécessaire de prendre du recul face à l’e-mail, et d’arrêter de le considérer comme la chose qui prend le contrôle de notre organisation et de notre quotidien. Car, dans de nombreux cas que j’ai pu rencontrer, c’est bien cela qu’il est devenu : le maître de nos organisations de travail.
Il suffit qu’un message arrive pour que, dans 75 % des cas (Étude Sciforma septembre 2010), le travail soit interrompu ! L’arrivée d’un mail est donc devenue le déclencheur quasi inévitable d’une interruption et bien souvent le signe que l’on va changer d’activité. En fait, de plus en plus, c’est l’arrivée des mails qui dicte notre activité.
Moi c’est pas pareil !
Bien des gens que j’ai eu l’occasion de rencontrer dans mes formations me disent « Ah mais moi c’est pas pareil ! C’est mon job qui exige de réactivité, qui demande que je traite mes mails au fur et à mesure de leur arrivée ! ». Ils me disent cela alors qu’ils sont en face de moi, dans une salle de formation, parfois dans un hôtel à plusieurs kilomètres de leur lieu de travail habituel, « coincés » pour plusieurs heures avec un formateur qui leur demande de ne pas se connecter ! Et pourtant, malgré le fait qu’ils ne traiteront pas leurs messages parfois avant deux jours, leur entreprise continue de fonctionner ! L’activité quotidienne sera à peine perturbée par leur absence, et les problèmes quotidiens seront pour la plupart traités lorsqu’ils reviendront s’assoir devant leur messagerie.
En fait, la frénésie qui consiste à recevoir et traiter les mails à mesure qu’ils arrivent qui procure une illusion d’efficacité, de performance ! Répondre tout de suite à mes mails me donne l’impression d’être plus qu’utile, indispensable ! De fait, dans bien des cas, cette hyperactivité consiste à brasser de l’air, à donner aux autres le sentiment d’une omniprésence, d’un « omni contrôle » sur tout ce qui se passe ou se fait dans et autour de mon service.
Regardez dans les aéroports ou dans les salles d’attente des gares tous ces gens, collés à leur smartphone dès qu’ils ont cinq minutes. Croyez-vous que cette suractivité à un vrai intérêt pour leur travail ? Je me demande d’ailleurs, mais c’est mon côté moqueur qui parle, si la vraie raison (cachée ou inconsciente) de tout cela n’est pas une forme de frime, de volonté de paraître en suractivité, toujours disponible, indispensable et donc important. Une forme de « paraître ».
Ce comportement entraîne parfois une extrême tout à fait étonnante : certains se plaignent de recevoir une quantité trop importante de mails, tellement importatne que traiter leur boîte de réception relève d’un exploit comparable au nettoyage des écuries d’Augias mais, en même temps ils revendiquent auprès de leurs collaborateurs l’absolue nécessité d’être au courant de ce qui se passe et donc d’être mis en copie des tous les courriels présentant un quelconque intérêt dans la vie d’une équipe. J’ai ainsi rencontré un cadre dirigeant qui se plaignait des 600 messages nouveaux entrant quotidiennement dans sa boîte de réception et qui m’expliquait qu’il avait besoin de savoir tout ce qu’il se passait dans son domaine d’activité ! Vous vous doutez qu’avec 600 courriels à lire chaque jour il n’était pas plus au courant que s’il en avait reçu une 50 ou 100 !
Un outil récent
Ne l’oublions pas : le mail n’a fait son apparition que très récemment dans les entreprises. Il y a quinze ans, la plupart des entreprises n’utilisaient pas le mail et, parmi celle qui le faisaient, rares étaient les organisations qui avaient fourni une adresse électronique à tous leurs collaborateurs. Et pourtant, les entreprises fonctionnaient ! Et sans doute avec un peu moins de stress !
Alors, je crois qu’il est temps de reprendre nos esprits et de remettre la messagerie à se place, c’est –à-dire celle d’un outil, certes pratique, utile et efficace mais qui n’est qu’un outil et qui doit rester au service de son utilisateur. Donnez-vous le temps de vous en occuper, mais ne la laissez pas prendre votre temps.
