Voilà une habitude que je rencontre bien souvent : la boîte de réception qui ne devrait être qu’un « lieu de stockage temporaire » est utilisée comme outil d’organisation et, plus précisément comme gestionnaire de tâches. Plusieurs stratégies sont possibles.

La plus fréquente consiste à marquer « non lus » les mails qui portent des tâches qui restent ouvertes. Ainsi, à part les mails récemment arrivés dont on n’a pas encore pris connaissance, tous les mails non lus restent à traiter.

Une autre stratégie, qui pourrait être un peu plus efficace, consiste à utiliser un « indicateur de suivi » (un petit drapeau, rouge en général). Cette stratégie pourrait être plus efficace puisqu’elle pourrait permettre de mettre un rappel et/ou de retrouver l’action à entreprendre dans le gestionnaire de tâches.

Pourquoi ces manières de faire sont-elles inefficaces ?

La première tient au fait que, comme la boîte de réception est utilisée comme une liste de tâches, il est difficile d’avoir une vue claire sur les actions qui restent à entreprendre. « L’indicateur de suivi » permettrait d’avoir une vision un peu plus pertinente, si les tâches en attentes étaient visualisées dans le gestionnaire de tâche, ce qui dans les faits ne l’est que très rarement.

« Marquer comme non lu » est d’une efficacité des plus limitées. En effet, comme dans la plupart des cas l’utilisateur débute la journée avec un certain nombre de tâches en retard, ce qui reste à la fin de la journée ne signifie plus rien d’autant que la confusion avec les mails non encore ouverts est totale. Si vous débutez la journée avec 45 mails non lus et que vous la finissez avec 52, la différence n’a plus aucune signification et vous perdez le contact avec votre charge de travail réelle.

L’autre problème vient de ce que la boîte de réception utilisée comme liste de tâche est mal classée. En effet, elle est organisée par ordre d’arrivée : plus le mail est récent, plus il haut dans la liste, plus il est ancien plus il est situé vers le bas. Or, l’ordre d’arrivée des mails n’a qu’un lien rapport lointain avec l’ordre de traitement des actions, avec la réalité des échéances. Deux mails voisins dans la liste peuvent avoir des échéances de traitement très différentes : le premier peut nécessiter un traitement rapide, l’autre pourra attendre plusieurs jours voire plusieurs semaines. Pourtant, comme ils sont arrivés concomitamment ils sont affichés l’un en dessous de l’autre.

Pour pallier ce problème je vous suggère d’utiliser un vrai gestionnaire de tâche électronique. Tous les outils de gestion de la messagerie en possèdent un. Il vous permettra d’organiser vos tâches en attente dans le bon ordre, celui de leur traitement et, dans la plupart, des cas vous pourrez même y rajouter des rappels pour être sûrs de ne pas rater une échéance qui vous parait importante.