Commencer les réunions à l’heure ? Ça n’est pas possible ! Voilà une idée préconçue que je rencontre bien souvent. C’est même l’un des arguments que je me vois opposer lorsque j’incite à inscrire dans un agenda la durée prévisionnelle d’une réunion. « Comment ? Intégrer la durée d’une réunion à une organisation quotidienne ? Estimer à quelle heure finira une réunion alors qu’elle ne commencera même pas à l’heure ? Ça ne peut pas marcher !
Pourtant, je connais des entreprises ou ça marche ! Je connais des entreprises dans lesquelles les réunions ont un timing qui est respecté.
Alors ? Comment font-elles ? Ca n’est pas très compliqué.
Commencer à l’heure
En fait, pour que les réunions commencent à l’heure je connais une solution simple, efficace et qui fonctionne. Elle peut se résumer sous la forme d’une boutade : pour que les réunions commencent à l’heure … commencez-les à l’heure ! Ca n’est pas plus compliqué que cela.
Les retards se cumulent
A chaque fois que vous acceptez de commencer une réunion avec du retard sous prétexte que les participants ne sont pas encore tous arrivés, vous les autoriser à arriver en retard. Pire même : à chaque fois que vous démarrez une réunion après avoir attendu les retardataires, vous les incitez ceux qui sont à l’heure à venir en retard. En effet, pourquoi perdraient-ils leur temps à attendre les retardataires ? Pourquoi devraient-ils attendre ceux qui ne font pas l’effort d’être à l’heure ? Autant arriver en retard, avec les derniers, pour optimiser la gestion de son temps.
Et c’est ainsi que, même les participants les plus ponctuels commencent à arriver en retard
Changer les habitudes
Les habitudes les plus difficiles à changer sont les mauvaises ? C’est probablement vrai. Alors comment faire ?
Je crois que le plus simple est d’avertir, à la fin d’une réunion, que la prochaine rencontre débutera à l’heure dite, et…. de débuter à l’heure dite. En transmettant l’ordre du jour rappelez que la réunion commencera à l’heure. Le jour venu, à l’heure dite (à la minute près) il est probable que vous n’aurez pas beaucoup de participants dans la salle. Mais je vous encourage à vous en tenir à votre engagement : commencez malgré le faible nombre de participants. Interrompez-vous ostensiblement à chaque fois qu’un retardataire arrive et terminez votre réunion comme la précédente : en rappelant votre souhait de ponctualité.
J’en ai moi-même fait l’expérience : dès la réunion suivante, le nombre de retardataire diminue considérablement. A la troisième, c’est eux qui seront marginalisés. Il suffit simplement de « s’accrocher »pendant une ou deux réunions.
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