Les réunions, tout le monde en conviendra je pense, sont faîtes pour travailler ensemble, à plusieurs, en espérant que la mobilisation de plusieurs cerveaux permettra de produire de meilleurs résultats que la somme des travaux individuels. Sinon, à quoi bon prendre du temps à tous les participants qui se retrouvent ensemble ? Les réunions sont donc des moments durant lesquels on espère que le collectif, la conjonction de compétences complémentaires permettra une meilleure productivité.
Mais alors, pourquoi l’animateur d’une réunion devrait-il obligatoirement prendre en charge la vie de la réunion, son animation, en solitaire ? Pourquoi celui ou celle qui assume l’animation de ce moment de travail collectif devrait-il le faire seul ? C’est une contradiction avec l’esprit même de la réunion ! On peut animer une réunion en se donnant de l’aide. Voilà trois soutiens, trois aides, que vous pouvez vous donner pour vos animations.
Le secrétaire
La mission de secrétariat n’est pas une tâche subalterne, pensum pour celui qui en hérite. C’est une vraie mission de soutien à l’animation. En effet, un secrétaire peut aider l’animateur tout au long de la réunion, depuis la rédaction de l’ordre du jour jusqu’au compte rendu. Pourquoi tout faire seul ? Un secrétaire peut être consulté en amont sur l’ordre du jour, sur le choix des participants, sur les techniques d’animation à mettre en œuvre. Il peut aussi, pendant la réunion, aider à distribuer la parole, animer des séquences de la réunion, veiller au respect de l’ordre du jour, etc.
Enrichir la mission de secrétaire permet de faire gagner en efficacité pendant la réunion, mais aussi de rendre cette mission, plus riche, plus attrayante. Cela permet de trouver plus facilement des volontaires pour assumer cette mission.
Le gardien du temps
Le second support que l’on a intérêt à se trouver dans une réunion permettra de mieux gérer le temps. Au fait du timing, et même impliqué dans sa préparation, le gardien du temps aura pour mission de veiller au respect de ce qui a été prévu. Il avertira l’animateur et les participants sur un éventuel dépassement du temps, veillera à ce que les décisions soient prises au bon moment.
Le gardien du fond
Le troisième soutien à l’animation que l’on peut confier est de veiller à ce que les échanges, les discussions et toutes autres méthodes de travail que l’on choisira de mettre d’utiliser, restent sur les bons rails. Le gardien du fond devra donc veiller à ce que le groupe ne se perde pas dans des digressions. Sa mission sera de se demander en permanence si la réunion est dans le sujet, si ce qui est en train de se passer dans le groupe de travail permet ou non d’avancer vers l’atteinte des objectifs qui ont été fixés.
Trop souvent ces trois missions sont prises en charge par l’animateur lui-même. Bien sûr, il est fréquent que celui-ci s’en sorte. Mais admettons qu’il serait quand même plus simple, plus productif, plus efficace que les différentes missions soient partagées. C’est une bonne manière d’impliquer les participants, de les amener à s’intéresser plus au contenu des réunions. C’est aussi une bonne manière d’alléger la charge que représente l’animation d’une réunion tout cela pour en accroître l’efficacité.
A ce sujet, je suis curieux de connaître vos retours d’expérience. N’hésitez pas les partager en nous donnant vos commentaires.
