Depuis quelques années, les nouvelles versions de Windows nous proposent un outil dont l’efficacité ne cesse de croître et qui a un impact essentiel sur la façon d’organiser nos fichiers électroniques : l’outil de recherche.
Rappelons-nous des toutes premières versions de Windows : huit caractères disponibles pour nommer un fichier ! Pour retrouver ses données, seule une arborescence bien structurée nous permettait de nous en sortir. L’ennui c’est que cette arborescence nous consommait du temps. Monter descendre, ouvrir un dossier, remonter d’un niveau pour redescendre de trois etc. tout cela prenait du temps.
À cette époque-là, pour organiser ses fichiers, je préconisais de reproduire au plus près l’organisation « papier ». En clair, mon arborescence reproduisait la structure de mon armoire. A peu de chose près, mes dossiers étaient un « miroir » de mon armoire.
La fin des huit caractères
Avec les versions suivantes de Windows, le nom que je pouvais attribuer à mes fichiers s’est libéré. Fini les huit caractères, dorénavant mes fichiers portaient des noms très explicites qui me permettaient en identifier le contenu simplement en lisant. La codification abstraite avait disparu, mais je me débattais toujours dans une arborescence complexe. L’outil de recherche de Windows s’était perfectionné, mais il restait d’un accès « lointain » ! Pensez donc ! Trois clics !
Les dernières versions de Windows et l’apparition des bases indexées m’ont amenées à deux décisions.
Simplifier l’arborescence
La première a été de simplifier mon arborescence le plus possible pour éviter de perdre mon temps à m’y « promener ». Plutôt que beaucoup de dossier difficilement accessibles mais ne contenant que peu de fichier ce qui me facilitait l’identification de celui qui m’intéressait, j’ai choisi de m’organiser avec des dossiers peu nombreux et contenant beaucoup de fichiers.
Créer une nomenclature
L’autre décision a été de créer une nomenclature de mes noms de fichiers de façons à ce que deux conditions soient satisfaites. La première était que le nom de chacun de mes fichiers devait comprendre un élément discriminant sur lequel je pourrai m’appuyer en utilisant l’outil de recherche. Je voulais être sûr qu’en utilisant des « clés » de recherche logiques et simples, j’obtiendrai de manière certaine parmi les résultats les fichiers recherché.
La deuxième condition était que, en lisant les résultats obtenus, j’identifie de manière certaine, au milieu des autres résultats le document recherché. Pour cela, il a fallu que le nom de mes fichiers comprenne aussi suffisamment d’informations pour permettre cette identification. J’ai donc imaginé une nomenclature qui réponde à ces objectifs. J’aurai l’occasion de vous en reparler.
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