Les deux premières informations auxquelles vous avez accès lorsqu’un mail vous parvient sont le nom de l’expéditeur et le titre du mail. Si le nom de l’expéditeur est utile, c’est surtout l’objet du mail qui vous renseigne sur son contenu qui vous délivre une information intéressante. Si cet objet est suffisamment explicite, un simple coup d’œil vous permet de déterminer s’il est utile d’ouvrir le message rapidement, si l’information qu’il contient est intéressante, ou si vous pouvez vous abstenir de l’ouvrir immédiatement, voire, si vous pouvez le supprimer immédiatement.
Faîtes-le pour les autres
Trop souvent les mails portent un titre qui oblige le destinataire à l’ouvrir pour savoir de quoi il en retourne. Je crois qu’il est donc très utile de faire l’effort de rédiger un objet suffisamment explicite pour que le ou les destinataires de vos message perdent le moins de temps possible. Ce que vous appréciez quand vous recevez un message sera aussi apprécié par vos destinataires quand vous leur en envoyez un. Cet effort sera utile à l’arrivée de votre mail mais aussi, ne l’oubliez pas, plus tard, lorsqu’il vous sera nécessaire de retrouver ce message.
Faîtes-le pour vous
Mais, il ne s’agit pas ici de ne penser qu’aux autres. Cet effort de clarté est aussi utile pour vous. D’abord parce que votre élément envoyé sera peut-être lui aussi à conserver et que l’objet bien rédigé vous permettra à vous aussi de retrouver le mail. Mais n’oubliez pas non plus que si vous envoyez un message, votre destinataire peut vous répondre et que s’il le fait, il conservera vraisemblablement l’objet que vous aviez choisi. Si l’objet que vous avez choisi n’est pas clair à l’aller, il ne le sera pas plus au retour.
En tout cas évitez d’utiliser des objets comme « Informations générales », « Divers », plus vous serez précis, plus vite vous et vos destinataires identifierez l’information que vous recherchez.
Renommez les mails
Enfin, sachez-le, il est très simple, lorsque l’objet d’un mail n’est pas clair, de le renommer. Dans Outlook, il suffit d’ouvrir le mail et « d’écraser » l’objet initial. Évidemment n’oubliez pas d’enregistrer les changements en refermant ce message. Si vous utilisez Lotus Notes, ouvrez le message, double cliquez sur l’objet puis écrasez-le en réécrivant par-dessus. Cette petite astuce vous permet d’avoir des mails bien identifiés, que vous soyez à l’origine du message ou non.
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