Gérer mes échéances

Je vous ai parlé de la corbeille aujourd’hui qui est destinée à rassembler les informations concernant les tâches prévues sur une journée. Mais quid, lorsque vous traitez vos corbeille « Quoi de neuf » des informations que vous programmez au-delà de la journée en cours ?

Un dossier pour chaque jour du mois

Pour ce cas de figure, je vous propose d’utiliser un échéancier. Vous pouvez trouver un parapheur sur 31 positions ou utiliser votre tiroir à dossier suspendus un y plaçant 31 dossiers suspendus numérotés de 1 à 31. Ainsi, quand, grâce au réflexe agenda, je décide de programme un rendez-vous avec moi-même à une date donnée, je place les éléments d’information concernant cette tâche dans le dossier ou dans l’onglet correspondant.

Si je décide de programmer un rendez-vous avec moi-même, par exemple, le 15 du mois, d’un côté je prends un rendez-vous avec moi-même dans mon agenda et, de l’autre, je classe le document portant le travail à accomplir dans le dossier suspendu portant le numéro 15. De cette manière, je ne m’en préoccuperai plus jusqu’au 14. Ce soir-là, je n’ai plus qu’à vider le dossier correspondant au lendemain, à vérifier le concordance avec les rendez-vous avec moi-même dans mon agenda et à tout déposer dans la corbeille « Aujourd’hui » avec, si nécessaire, les dossiers concernés que j’aurais récupérés dans mon classement.

Programmer à plus d’un mois

Avec ce système, je dispose d’un mois complet de planification devant moi. En effet, à peine le dossier d’un jour est-il vidé qu’il est disponible pour le mois suivant. Après les 31 premiers dossiers, je peux rajouter 3 ou 4 dossiers qui seront numérotés +1, +2, +3 et +N. Ils permettront de classer les actions à programmées à plus d’un mois, plus de deux mois, plus de trois mois et plus de n mois.

Deux précautions

Attention ! Il y a deux précautions à prendre pour que ce système fonctionne. D’abord, et c’est le plus important, vous ne devez mettre dans le « tiroir programme » que les documents portant les tâches à accomplir. En aucun cas les dossiers eux-mêmes ne doivent s’y retrouver. En effet, comment ferez-vous pour les retrouver si vous en avez besoin avant la date de travail que vous vous êtes fixée ? Pire, si l’une des personnes avec qui vous travaillez en avait besoin d’ici là, elle n’aurait pas de moyen de retrouver le dossier qu’elle cherche. Le dossier doit rester dans son armoire, bien à l’abri et à disposition de ceux qui pourraient en avoir besoin jusqu’à la veille au soir, moment où le dossier rejoint la corbeille « Aujourd’hui ».

L’autre précaution à prendre, même si elle est moins importante, est d’éviter de placer dans votre tiroir programme des liasses de documents reliés par un trombone. En effet, ce trombone pourrait très facilement sauter, se mêler à d’autres liasses et vous pourriez perdre du temps à reconstituer les groupes de documents. Le mieux est très probablement d’utiliser des chemises en plastique transparent de façon à identifier immédiatement le contenu.

Ne plus jamais rien oublier

Là, nous sommes face à un système, qui, si je suis attentif aux bons moments, me permet de ne plus rien oublier. Avec un tiroir programme, si vous êtes rigoureux aux deux moments clés que sont le traitement de la corbeille « Quoi de Neuf ? » et celui de la corbeille « Aujourd’hui » vous ne pouvez plus rien oublier. Ainsi, à la condition de veiller à programmer tout ce qui doit l’être au sortir de votre corbeille « Quoi de neuf ? » et de veiller à reprogrammer tout ce qui doit l’être quand vous videz votre corbeille « Aujourd’hui », vous vous appuyez sur un système qui va complètement soulager votre mémoire et ses défaillances. Si vous vous trompez d’un côté, l’autre outil vous ramène à l’exactitude de ce que vous avez programmé.

Vous le voyez, le système qui vous est proposé ici, n’a rien de génial, c’est juste du bon sens.

Il vous permet de gérer trois choses séparément : les tâches qui se trouvent dans mon tiroir programme, mon temps grâce à mon agenda et mes informations qui se trouvent dans mon classement. Ces trois éléments sont réunis quand j’en ai besoin, c’est-à-dire au moment où je vais faire mon travail.

J’applique ce système depuis près de quinze ans et… ça marche !