C’est pas parce qu’on se tait qu’on a rien d’intéressant à dire

C’est par cette paraphrase du titre d’un film comique des années 70 que se justifie la nécessité de mettre les timides à l’aise pendant une réunion. Car, en effet, ce n’est pas parce que les timides ne disent rien qu’ils n’ont rien d’intéressant à dire. C’est parce qu’ils n’osent pas ! Si vous souhaitez que votre réunion soit la plus productive il est indispensable de mettre les personnalités les plus introverties en situation de s’exprimer, de les amener à s’intégrer pleinement à la vie du groupe.

Dès l’accueil

Autant vous pouvez laisser les autres personnalités « tranquilles », autant il est indispensable d’être très attentif aux timides, et ce dès l’accueil. Si un café est prévu n’hésitez pas leur en proposer un et à le leur servir. Ne les laissez pas rester dans leur coin. Leur malaise ne ferait que croître pendant qu’ils attendent le démarrage de la réunion. Essayez de lancer la discussion avec eux, de vous intéresser à eux, de comprendre ce qu’ils attendent ou ce qu’ils peuvent apporter à la réunion. Posez-leur des questions simples sur eux, sur leur expérience, leurs compétences. Bref, faites-les parler d’un sujet dans lequel ils sont à l’aise.

Les présentations

Les présentations en début de réunion, si le groupe se réunit pour la première fois, sont un moment privilégié que vous devez mettre à profit pour « gérer » les participants. J’ai déjà eu l’occasion d’en parler dans ce blog. Si vous voulez canaliser un bavard, posez-lui des questions fermées. Si vous voulez mettre à l’aise un timide posez-lui des questions ouvertes. Ces questions doivent être simples et vous devez vous assurer que votre participant saura y répondre avant de la poser. Interrogez le donc sur sa famille, ses loisirs, etc.

Pendant la réunion

Une fois que votre réunion est démarrée, veillez tout particulièrement sur le timide. Malgré tous vos efforts, il lui sera difficile de sentir à l’aise. De ce fait, il sera tenté de s’autocensurer, de taire ses opinions ou avis. Il sera donc particulièrement important de surveiller sa communication non-verbale et d’y détecter les moments où la tentation de prendre la parole apparaîtra. Bien évidemment, il faudra « sauter » sur l’occasion pour lui passer la parole.

Quand le timide se trompe veillez à ce que cela ne le ramène pas dans son introversion. Pour cela commences par ne pas le faire évaluer par le reste du groupe. C’est à vous, en tant que leader de la réunion de le faire. Cela sera plus facile à accepter que si ce sont les autres participants qui le font.

Evidemment, s’il vous faut contredire les propos d’un timide, veillez à le faire avec tact et délicatesse. Optez pour le « oui, mais… » ou pour le « on peut voir les choses sous un autre angle » etc. Bref, éviter de le contredire trop ouvertement sans quoi il risquera de se renfermer à nouveau et tous vos efforts précédents pourront être anéantis.