La technique du « Glisser-lâcher » est un outil vraiment pratique et qui est disponible dans les principaux outils de messagerie, notamment Lotus Notes
et Outlook. Prenez quelques minutes pour comprendre comment il fonctionne et vous verrez qu’il peut vous faire gagner beaucoup de temps. Cette technique qui consiste à glisser un élément (un mail par exemple) et à le lâcher sur l’icône d’un autre « environnement » (contacts, tâches ou calendrier) vous rendra de grands services. En voici les utilisations principales.
Du mail vers…
C’est incontestablement à partir du mail que les possibilités offertes sont les plus nombreuses et les plus intéressantes
…. Le calendrier : en glissant un mail sur l’icône représentant le calendrier vous créerez un rendez-vous qui reprendra les informations du mail d’origine, objet et contenu. Il ne vous reste qu’à choisir le moment pour créer un rendez-vous avec vous-même qui vous permettra d’organiser votre travail. Il ne vous reste qu’à supprimer le mail le courriel reçu pour libérer l’espace de votre boite de réception.
Dans Outlook, si vous souhaitez répondre au mail après avoir accompli le travail demandé ou s’il contient une pièce jointe, procédez de la même manière mais en utilisant le bouton droit de votre souris et choisissez « Déplacer comme rendez-vous avec pièce jointe » dans le menu contextuel qui s’ouvrira. Ainsi, le mail sera une pièce jointe au rendez-vous créé, pièce jointe à laquelle il sera possible de répondre et qui contiendra elle-même la ou les pièces jointes d’origine.
… le gestionnaire de tâches : c’est l’outil que j’utilise pour organiser mes PMAT (Petites Merdouilles A Traiter). Dans Outlook, le glisser-lâcher avec le bouton droit de la souris vers les tâches produira un résultat similaire à celui obtenu vers le calendrier (pièce jointe et possibilité de répondre).
… les contacts : voilà un moyen rapide, efficace et faible pour créer un nouveau contact à partir d’un mail reçu. Une fois le « Glisser-lâcher » réalisé, il ne vous reste plus qu’à glisser les éléments de la signature vers les champs idoines.
Des contacts vers…
…. Les mails : un moyen simple pour créer un mail à l’attention d’un de vos contacts.
…. Le calendrier : par cette manœuvre vous créerez l’invitation à un rendez-vous pour votre contact. Il est à noter que cette manipulation fonctionne même si la personne invitée ne fait pas partie de votre entreprise. Simplement, vous ne pourrez pas consulter les disponibilités du contact en question.
…. Les tâches : par ce biais vous créez une « tâche affectée », c’est –à-dire une tâche que vous déléguez à quelqu’un. L’intérêt est que vous garderez cette tâches dans votre gestionnaire de tâches ce qui constituera un excellent outil de suivi de votre délégation.
Des tâches vers le calendrier
C’est la dernière façon dont j’utilise le « glisser-lâcher ». C’est une solution que j’utilise pour gérer mes projets. Le fait de faire figurer un projet dans mon gestionnaire de tâches me permet de ne pas le perdre de vue. Glisser cette tâche vers mon agenda me permet de créer les rendez-vous avec moi-même qui me permettront de faire avance le projet en question.
Vous retrouverez la thématique abordée ici en suivant la formation (en inter-entreprise ou en intra-entreprise) :
Construire son Organisation Professionnelle
