J’aimerais revenir avec vous sur un sujet que j’ai déjà abordé dans ce blog mais sur lequel il me paraît utile d’insister. Je veux parler de la réaction à adopter lorsque quelqu’un utilise, à votre intention, le « Sésame ouvres-toi » de toutes le
s organisations, « l’abracadabra » de l’interruption, la formule magique qui permet, en un instant, de disperser au vent tous vos beaux efforts d’organisation, je veux parler, bien sûr, du célébrissime « C’est urgent ! » (le point d’exclamation souligne la pression que le regard et le ton de voix de votre interlocuteur transmettent). « C’est urgent ! » Prononcés par un collègue, par un hiérarchique, ou pire, par un client, ces trois mots signifient, lorsqu’ils sont énoncés, qu’il faut, séance tenante et sur le champ, abandonner toute activité pour vous consacrer à la tâche prioritaire qui vient de vous être confiée.
Quand vous entendez cette phrase, il est une solution que je ne peux que vous rappeler parce qu’elle fonctionne dans une grande majorité de cas, c’est de répondre « C’est pour quand ? » avec toute l’ingénuité dont vous êtes capable.
En effet, que celui qui vous interrompt (vous oppresse ?) se laisse aller à la facilité en tentant de vous fixer une échéance sans réfléchir à son réel besoin, qu’il cherche à vous impressionner en voulant faire croire que lui gère des tâches urgentes (qu’il croit donc importantes) ou qu’il se contente de répercuter la pression qu’un autre lui a mise, le réflexe du « c’est pour quand » vous démontrera qu’il n’y a que peu de véritables urgences dans la vie de l’entreprise. A moins que vous ne travailliez…. aux urgences (!) les vraies urgences, ces tâches auxquelles on doit se consacrer immédiatement, ces actions qui ne vous offrent pas d’autre choix que de vous y consacrer dans l’instant au détriment de toute autre préoccupation ne sont pas fréquentes. Bien sûr, le caractère intempestif et invasif des mails, les stridentes et insistantes sonneries téléphoniques et les visages graves de vos collègues ou chefs tendent à vous faire prendre des vessies des urgences. Mais dans l’immense majorité des cas, il ne s’agit que de tentatives qui devraient rester vaines de « couper la file » de votre organisation.
Alors, défendez-vous et défendez votre organisation en faisant traduire ces « urgences » en délai. Ne vous inquiétez pas : si une véritable urgence se profile, non seulement vous saurez la reconnaître, mais au pire des cas, l’insistance votre interlocuteur vous permettra d’identifier comme « urgente » une tâche que vous vous apprêtiez à reporter. Cette simple habitude du « C’est pour quand ? » vous permettra de dégonfler bien des baudruches et de garder le contrôle de votre organisation.
Vous retrouverez la thématique abordée ici en suivant la formation (en inter-entreprise ou en intra-entreprise) :
