Depuis la fin des années 90, de nouveaux outils sont apparus dans la panoplie des cadres des entreprises. D’abord appelé PDA pour Personnal Digital Assistant, ils permettaient de retrouver sur un outil léger et pratique toutes les informations qu’un outil comme Outlook permettait de gérer : agenda, gestionnaire de taches, contacts,… J’ai pour ma part été très tôt un adepte du Palm Pilot qui m’a rendu bien des services.
Puis sont apparus les Smartphones (téléphones « intelligents »). Ils proposaient les mêmes fonctionnalités que les PDA mais ajoutaient la fonction de téléphones portables ainsi que la possibilité de recevoir et de répondre à ses courriels. Cela rendait l’outil particulièrement pratique puisque à partir de la consultation des contacts on pouvait lancer l’appel vers le correspondant de son choix.
Plus récemment sont apparus les webphones. Ces outils, reprenant les fonctionnalités des Smartphones, ajoutent la possibilité de consulter ses courriels, de naviguer sur l’internet et d’utiliser des application qui, même si certaine sont sans grand intérêt, peuvent rendre de grand services. Je ne suis pas convaincu que pouvoir recevoir ses courriels en tout temps et en presque tous lieux soit un avantage (j’aurai l’occasion d’y revenir) mais je ne boude pas mon plaisir lorsque ma connexion me permet de consulter les horaires de mon prochain train, ou de profiter de quelques minutes d’attente pour lire un article de presse.
À mon sens ces outils ont une véritable utilité en ce qu’ils me permettent un accès rapide à toutes les informations utiles à mon organisation quotidienne. Qu’il s’agisse de mon agenda de la semaine à venir, des actions que je prévois d’entreprendre ou des contacts que je gère, toutes ces informations sont accessibles en quelques secondes et, surtout en tout lieu.
En effet, même lorsque l’on a un ordinateur portable à sa disposition, il est rare que l’on le transporte en toute occasion. Si vous ne disposez que d’un poste fixe le problème est encore plus aigu. Les informations qu’il contient ne sont accessibles que lorsque vous êtes devant votre outil. Avec mon smartphone, où que je sois je peux consulter mon agenda, chercher un contact ou ajouter une action à entreprendre.
En résumé : Si l’utilisation d’un webphone n’est pas déterminante pour la mise en place d’une organisation performante, à mes yeux, l’équipement « idéal » est :
– Utiliser un seul et unique agenda électronique ;
– Un outil de type smartphone ou webphone avec lequel votre agenda sera synchronisé régulièrement.
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