Depuis la création de ce blog, j’ai multiplié les conseils et les avis pour utiliser au mieux ce nouvel outil. Je vous propose à présent de les résumer, de les synthétiser en 10 points qui constituent pour moi la base d’un comportement sain vis-à-vis de cet outil.
* Traitez vos mails quand VOUS l’avez décidé : ce n’est pas à l’outil de dicter votre rythme de travail, c’est à vous de l’utiliser quand vous en avez besoin.
* Désactivez les alertes « nouveau message » : nous subissons suffisamment d’interruptions tous les jours. Restez concentrez sur votre tâche en cours et ne la lâchez pas sous prétexte qu’un message vient d’arriver. De toute façon, rappelez qu’en cas de véritable « urgence », on trouvera un moyen pour joindre
* Chaque jour supprimez ou archivez autant de mail que vous en avez reçu – donnez-vous des limites : vous fixer un nombre maximal de message dans votre boîte de réception est le meilleur moyen de garder le contrôle. Quand vous traitez vos mails, vous n’abandonnez pas votre tant que vous n’êtes pas repassé sous cette limite. Une bonne limite pourrait être le bas de votre écran. De toute façon, au-delà les messages sont perdus de vue.
* Donnez un titre explicite à vos messages et, si nécessaire, renommez ceux que vous avez reçus : facilitez-vous la vie en nommant de manière efficace les mails que vous envoyez, mais aussi ceux que vous recevez.
* Un mail par sujet, un sujet par mail : pour éviter les confusions et les problèmes de classement, ne traitez qu’un seul sujet par message
* A = Pour action ; Cc pour info : en respectant ce principe, vous indiquerez immédiatement à votre destinataire si vous attendez ou non quelque chose de lui. En plus certain outils, Outlook notamment, permettent de créer des règles d’affichage identifiant visuellement le mail où vous vous trouvez dans la zone Cc.
* Utilisez le « Glisser-lâcher » : utilisable dans les principaux outils de messagerie (Outlook, Lotus Notes, Groupwise,…) cette astuce permet de gagner du temps et facilite l’organisation.
* Évitez « d’arroser » : n’ajoutez un destinataire que lorsque vous êtes sûrs que l’information que vous lui transmettez va lui être utile.
* Le mail est un écrit, traitez-le comme tel : si la concision est la règle, un mail est un outil qui mérite d’être traité pour ce qu’il est : un écrit. Il laisse des traces et pourra être produit dans une procédure juridique. N’y mettez pas ce que vous n’auriez pas osé coucher sur le papier.
* Basez les échanges sur des faits, ne répondez pas sous le coup de l’émotion : donnez-vous le temps de la réflexion. Le mail que vous ressentiez comme agressif à la première lecture, ne l’est véritablement que rarement. Peut-être n’est-il que maladroit.
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