L’ordre du jour est le plan de votre réunion. Il doit contenir toutes les informations nécessaires aux participants. Évidemment, il devra préciser de façon très claire le lieu, la date et l’heure de votre réunion. Mais au-delà de ces informations, il devra servir de « plan de route » à chaque participant et devra donc comprendre :
- L’objectif de chaque point de l’ordre du jour de façon précise. Il ne s’agit pas simplement de présenter le thème auquel le point de l’ordre du jour sera consacré, mais bel et bien vers quel type de résultat cette partie de la réunion devra aller. Il devra préciser s’il s’agit d’informer les participants, de prendre une décision ensemble, d’élaborer une planification etc.
- La technique d’animation qui sera utilisée pour atteindre cet objectif. Bien évidemment, et c’est l’une des contraintes des réunions téléphoniques, les nombre de techniques d’animations est limité. Jeu de rôle et mises en situations sont très difficiles à mettre en œuvre, les méta-plan et utilisation de post-it sont exclus. Néanmoins, les exposés, les discussions, les tours de tables etc. s’ils sont bien préparés permettent des réunions téléphoniques efficaces et productives.
- Le temps qui sera imparti à chaque point de l’ordre du jour. Cette durée, plus qu’une barrière infranchissable est une indication qui permettra à tous de savoir si les délais prévus ont une chance d’être tenus, ou si une renégociation horaires doit intervenir.
- Le nom du participant qui sera amené à intervenir à ce moment de la réunion. De cette façon, tout le monde saura quel devra être son degré de préparation pour la réunion.
De façon pratique, il faut d’abord établir la liste exhaustive des thèmes qui devront être traités lors de la réunion. En face de chacun de ces thèmes, vous devrez préciser de façon claire quel sera l’objectif à atteindre (voir les différents types d’objectifs à une réunion).
Ensuite, choisissez la technique d’animation qui vous permettra d’atteindre le plus efficacement possible votre objectif (n’oubliez pas qu’il existe de multiples techniques d’animation). Puis, évaluez le temps qu’il sera nécessaire de consacrer à chaque point de l’ordre du jour.
Un soin tout particulier doit être apporté à l’élaboration de l’ordre du jour. Car, au-delà de la nécessaire information à apporter aux participants, c’est le moment où l’animateur et le secrétaire de la réunion déterminent les objectifs à atteindre et la façon d’atteindre ces objectifs. On ne part pas en voyage d’affaires sans savoir de façon précise où l’on veut aller et comment on veut y aller. Déterminer les objectifs et les moyens à mettre en œuvre pour atteindre ces objectifs est une phase essentielle dans le travail de préparation d’une réunion.
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