L’une des questions les plus fréquemment posées à propos de la gestion de la messagerie tourne autour de quels messages conserver. Tout supprimer est évidemment impossible, tout archiver est inutile et contre-productif. Dans prochaines semaines je vous proposerai plusieurs post qui, je l’espère, vous aideront.
Les obligations légales
Pour certains messages la question est vite réglée : les conserver fait partie des obligations légales.
Que ce soit parce qu’il s’agit d’engagements pris avec un client ou un fournisseur, que ce soit parce que votre employeur vous fait obligation de conserver certaines informations, voire que ce soit un obligation légale je pense notamment à la loi Sarbanes & Oxley si vous travaillez pour une entreprise cotée aux États-Unis, il vous faut conserver certaines mails.
De la même manière, si un message concerne une commande à un fournisseur ou la commande d’un client, et tous les accords écrits qui découlent de ces « discussions », conservez-en la trace, au moins jusqu’à la livraison de votre commande ou le paiement de la facture de votre client. Mais, là aussi, je vous encourage à faire le choix de « résumer » vos échanges (voir plus loin).
Pour gérer ces mails, le mieux est sans aucun doute de créer une archive qui vous permettra de stocker ses informations tout en libérant l’espace qui vous est alloué sur le serveur de messagerie de votre entreprise.
Résumez les « conversations »
Si vous n’avez pas pu éviter les conversations par mails, je vous rappelle que, avec Outlook, en faisant un clic droit sur un mail et en choisissant « rechercher tout/ messages de même type » dans les versions 2003 et précédentes de Outlook, ou « rechercher un message du même type/message dans cette conversation » dans la version 2010, vous pouvez retrouver tous les mails qui se répondent. Le ménage est donc facile à faire : ne conservez que le plus récent et ceux qui contiennent des pièces jointes. Dans Lotus Notes, le dossier « Tous documents » peut vous permettre de rassembler tous mails d’une conversation et de faire un ménage similaire.
Pour ma part j’ai pour principe de supprimer le mail reçu dès que j’y ai répondu, et j’élimine l’élément envoyé dès que mon interlocuteur m’a répondu. Évidemment, je veille à ne pas supprimer les pièces jointes qui pourraient m’être utiles.
Pas de mail « au cas où »
En tout cas, je fais de mon mieux pour ne pas conserver de messages qui pourraient peut-être me servir un jour (au cas où) et me contenter de ceux qui seront utiles à coup sûrs. En effet, ces mails « Kazous » encombrent mes archives pour une utilité proche de zéro dans l’immense majorité des cas. Ne perdez pas de vue, que très souvent, une information peut être retrouvée, recrée, ré-envoyée, etc. et que cela vous coûtera moins de temps et d’énergie que de rechercher dans des archives comptant des milliers de mails.
Qu’en pensez-vous ? Gardez-vous beaucoup de mails ? Ou, comme moi, supprimez-vous l’essentiel des messages que vous recevez ?
