Les réunions téléphoniques, ou « conf call » sont de plus en plus utilisées. Pour qu’elles fonctionnent au mieux, il est important de respecter quelques règles simples.
Une durée limitée
S’il est important qu’une réunion ait une durée raisonnable, cette règle prend une importance toute particulière pour les réunions téléphoniques. En effet, les participants à une réunion téléphonique sont confrontés à des difficultés de concentration supplémentaires :
- Ils n’ont aucun contact visuel avec les autres ce qui rend le maintien de l’attention plus délicat.
- Ils sont soumis à de multiples tentations lorsque la réunion « s’enlise » : lire ou rédiger ses mails, échanger discrètement avec un collègue, lire un rapport.
- La concentration sur les échanges lors d’une réunion téléphonique est plus difficile et nécessite des efforts d’attention plus importants. Elle génère une lassitude mentale, une forme de fatigue plus importante.
Pour limiter l’impact de ces difficultés, il est indispensable que la réunion ait une durée limitée. Une heure semble être un maximum. Au-delà, les difficultés liées à l’animation et la perte de concentration risquent d’amener à plus de perte de temps que de résultats réellement utiles.
Si cela est possible, évitez les sujets complexes et délicats lors des réunions téléphoniques. L’outil ne s’y prête pas bien.
En préparant votre réunion, veillez à « élucider » préventivement tous les sujets délicats. Quelques échanges téléphoniques ou écrits vous feront vraisemblablement gagner du temps lorsque qu’il s’agira de traiter de sujets polémiques.
Un leadership actif
Dans les réunions téléphoniques plus encore que dans les réunions « classiques », il est indispensable qu’un leadership actif se manifeste. L’animateur doit savoir faire preuve de l’autorité qui lui permettra de recadrer les participants, de ramener les discussions vers les objectifs définis par l’ordre du jour.
Pour cela, il doit prendre le « contrôle » de la réunion dès la préparation de celle-ci. Si les participants doivent proposer des amendements à l’ordre du jour, c’est à l’animateur de décider si ceux-ci seront acceptés ou non.
Il devra être très attentif au démarrage de la réunion et s’imposer dès ce moment. Le fait de proposer des règles de fonctionnement et de les faire valider par les participants l’aidera à se positionner dans ce rôle d’animateur de la réunion.
C’est l’animateur qui est responsable de l’atteinte des objectifs d’une réunion.
Le respect des règles fixées
Une fois que les règles ont été proposées et acceptées par les participants, il appartient à l’animateur de les faire respecter. C’est de sa responsabilité.
En cas de transgression d’une de ces règles, et si cette transgression est de nature à ralentir l’atteinte des objectifs de la réunion, il devra recadrer le participant avec tact mais avec fermeté.
