Les réunions sont des rituels incontournables de la vie professionnelle. Voici 10 règles pour en faire de moments vraiment utiles et plus productifs.
Choisir les bonnes personnes
Seuls ceux qui apportent quelque choses ou qui ont quelque chose à prendre devraient participer à une réunion. Les autres vont au mieux perdre leur temps, au pire gêner l’animation.
Choisir le bon moment
Tous les moments de la journée ne sont pas propices à l’animation d’une réunion. Pour ma part j’ai un faible pour les fins de matinée ou d’après-midi parce qu’il y a des échéances, des « frontières » temporelles à ne pas franchir. A condition de s’engager à finir à l’heure !
Se fixer des objectifs
Il ne suffit pas de lister des sujets. Il est indispensable d’identifier clairement les objectifs à atteindre. Pour cela, faîtes en sorte que chaque point de votre ordre du jour comprenne un verbe (élaborer, présenter, choisir, etc….). Cela vous obligera à identifier un objectif.
Varier les techniques d’animation
Les techniques d’animation sont autant d’outils à votre disposition en fonction des objectifs à atteindre. Donnez-vous le choix et variez les techniques de façon à « dynamiser » vos réunions.
Etablir l’ordre du jour
A partir des points précédents, établissez l’ordre du jour en indiquant un temps pour chaque point. Ce timing sera un point de repère temporel pendant l’animation.
Ne pas animer seul
Trouvez ceux qui vous aideront à animer : un gardien du temps pour respecter le timing, un gardien du fonds pour vous aider à gérer les digressions, un « secrétaire » pour tout le reste.
Commencer à l’heure
La seule solution pour que vos réunions commencent à l’heure est de commencer à l’heure ! Evidemment, cette exigence de ponctualité s’impose aussi à vous et vous devez faire en sorte de finir à l’heure annoncée.
Garder le contrôle
Favoriser la participation et les échanges est indispensable, mais les objectifs fixés doivent être atteints. Vous êtes « maître de la forme et responsable du fond ». A vous de faire en sorte de garder le contrôle. Les gardiens du temps et de la forme ainsi que le secrétaire sont vos alliés pour cela.
Faire un compte rendu
Réunion sans compte-rendu = réunion foutue ! Il faut garder les traces de vos échanges, de vos décisions et des tâches qui sont confiées.
Evaluer la réunion
Une fois tout cela fait, comparez les objectifs que vous vous êtes fixés aux résultats obtenus. Puis faîtes l’effort de comprendre les écarts qui pourraient exister entre les deux pour vous améliorer.
Vous retrouverez la thématique abordée ici en suivant la formation :
