Savoir ce que l’on a fait de son temps est une information qui présente un grand intérêt. Parfois, c’est la hiérarchie qui souhaite connaître l’utilisation faîte de cette ressource, parfois c’est une information utile pour pouvoir facturer son travail au temps passé à ses clients, mais, et c’est encore plus important, c’est utile à des fins d’organisation. Où est passé mon temps ? Qu’en ai-je fait ? Les réponses à ces questions sont essentielles pour améliorer son organisation, pour gagner en efficacité.
Outlook est, à ma connaissance le seul outil qui permette de répondre efficacement à cette question. Voici comment.
Les catégories du calendrier
Vous pouvez affecter à tous vos rendez-vous une catégorie. Pour cela commencez par créer ces catégories. Vous y accédez de deux façons. Soit vous ouvrez le rendez-vous, vous cliquez sur « classer » puis sur « toutes les catégories ». Soit, vous cliquez droit sur le rendez-vous dans votre agenda, puis sur « classer » et sur « toutes les catégories ». La boîte de dialogue qui s’ouvre vous permet de nommer et d’affecter une couleur à chacune de vos catégories. Le premier effet sera donc de mettre un peu de couleur dans votre calendrier.
Il s’agit donc à présent, à chaque fois que vous créez un rendez-vous, de lui affecter la catégorie qui le concerne. N’oubliez pas d’ajouter dans votre agenda le temps consacré aux actions imprévues. Ce sera un bon moyen d’évaluer ce que cet imprévu représente réellement dans votre quotidien et si, comme c’est très souvent le cas, une « chasse aux interruptions » pouvait être une importante source de productivité.
Exporter votre calendrier
Vous n’avez plus qu’à exporter régulièrement votre calendrier vers Excel. Une fois par mois me paraît être un rythme intéressant.
Pour cela, passez par « fichier » et exporter. Selon les versions, la procédure est un peu plus complexe. La version 2013 que j’utilise vous obligera à utiliser la virgule comme séparateur de champs dans Excel.
Quand vous en êtes là, il vous faudra insérer une colonne « durée » dans votre tableau et y insérer un calcul simple : durée = heure de fin – heure de début. Supprimez les colonnes inutiles et vous n’avez plus qu’à en tirer toutes les informations qui vous sont utiles. Les graphiques et les tableaux croisés dynamiques sont particulièrement riches de ce point de vue.
Le suivi est relativement simple à faire. Il suffit de faire son plan de journée, comme d’habitude, de le suivre et de le modifier en fonction des évènements de la journée et d’affecter une catégorie à chaque vois que vous créez un rendez-vous. Faîtes l’essai ! Vous verrez que vous obtiendrez des informations extrêmement intéressantes.
