Lorsque, pour la première fois, Laura se vit confier la responsabilité d’une équipe, elle se rendit très vite compte que le nombre de réunions auxquelles elle était invitée lui prenait beaucoup trop de temps⏲️. Au bout de quelques mois, pour que sa vie professionnelle n’empiète pas trop sur les autres compartiments de sa vie, elle décida de se donner quelques principes 📋 pour réduire le nombre de ces réunions.
- Pas d’ordre du jour = pas de réunion ⛔
La première règle qu’elle se donna fut de refuser⛔ les réunions sans ordre du jour. En effet, elle s’était vite rendu compte que les réunions qui n’avaient pas de sujet et encore moins d’objectifs ne pouvaient rien produire d’utile.
- Quelque chose à apporter / quelque chose à prendre
Connaître les objectifs 🎯, lui permit de choisir en toute connaissance de cause si sa participation avait un intérêt. Pour simplifier, en fonction des objectifs des réunions, elle se demandait si elle avait quelque chose à apporter ou quelque chose à prendre la réunion. Si aucune de ces deux conditions n’était vérifiée, elle s’abstenait de participer à la réunion.
- Déléguer ?
Si la réunion concernait un sujet qu’elle avait délégué à un membre de son équipe, il lui paru évident de déléguer aussi la participation aux réunions. Dans la foulée, elle économisa aussi le temps nécessaire à la transmission des informations au membre concerné de son équipe.
- Le compte-rendu 📋 est-il suffisant ?
Si Laura estimait que la lecture du compte rendu 📋 de la réunion était suffisant, elle s’abstenait aussi d’y participer. Évidemment, elle ne manquait pas de transmettre ce compte rendu, quand cela était nécessaire, au membre concerné de son équipe.
- Sans elle la réunion serait-elle annulée❌ ?
Laura trouva aussi pertinent de se demander si, en son absence, la réunion serait annulée❌. Si cela était le cas, elle en faisait une raison (nécessaire mais pas suffisante) pour y participer.
- Les réunions de représentation
Enfin, Laura avait compris la nécessité de participer aux réunions de « représentation ». Ces réunions, qui ne produisent pas toujours le plus de résultats, mais lors desquelles elle pouvait « se montrer », « réseauter »🕸️ et mieux comprendre🤔 le fonctionnement de l’entreprise pour laquelle elle travaillait, avait quand même une grande utilité.
Le respect de ses règles permit à Laura de réduire 📉 significativement le nombre de réunions auxquelles elle participait sans pour autant lui faire perdre en efficacité. Elle libéra donc du temps, pour son travail, pour son équipe, et pour…elle👩.
