Depuis longtemps, Laura considérait la liste de tâches ✔️ comme un outil indispensable à une organisation efficace. Au début, il ne s’agissait que d’un aide-mémoire💡: dès qu’une tâche apparaissait, Laura la notait sur le support dédié. Un cahier pour le travail, un petit carnet pour le privé, un calendrier sur le frigo pour la famille, des post-its sur l’écran pour ne pas oublier les « urgences ». Quant aux tâches arrivant par mail, Laura les marquait « non lu » pour ne pas oublier les mails qui restaient à traiter.

Ces solutions n’étaient pas satisfaisantes😬. La multiplicité des supports (un cahier, un carnet, un calendrier sur le frigo, des post-it sur l’écran, des mails non lus !) créait de la confusion😵‍💫. Quant aux mails, elle commençait la journée avec 63 mails en gras, la finissait à 74 ce qui, au final, ne faisait aucune différence et ne l’empêchait de perdre de vue les mails qui étaient arrivés depuis plus de trois jours lorsqu’il « disparaissaient » en dessous de l’écran.

Par ailleurs, aucun des supports choisis ne permettait de gérer efficacement un élément essentiel à une tâche à accomplir : l’échéance📅. Tout était là, mais n’était classé que par « ordre d’apparition » ce qui n’avait pas grand-chose à voir avec l’ordre efficace de traitement des actions. Cela l’amenait très régulièrement s’attaquer à des tâches qui pouvaient attendre au détriment d’action qui devenaient « urgentes » faute d’avoir été prises en compte à temps.

Et puis, un jour, Laura s’intéressa au gestionnaire de tâches de son outil de messagerie (ils en ont tous un). Elle se l’appropria et découvrit ses nombreux avantages.

• En organisation l’affichage par la colonne « Echéance » les actions qui lui revenaient étaient dans le bon ordre : celui dans lequel elles devaient être traitées. Peu importe quand elles étaient apparues, elles étaient organisées dans l’ordre qui lui permettait de les traiter quand il le fallait.
• Si nécessaire elle pouvait même affecter un rappel 🛎️ à une action pour être sûre de ne rien oublier.
• Synchronisable à une application sur son smartphone elle y avait accès en tous lieux. Elle pouvait faire le point entre deux rendez-vous ou ajouter une action alors même qu’elle n’était pas devant son ordinateur.
• Toutes les tâches qui lui incombaient étaient accessibles sur un seul support. Qu’il s’agisse de son travail, de sa famille, des ses loisirs ou de ses engagements associatifs, tout était rassemblé. Laura y gagna une clarté à laquelle elle ne s’attendait pas. Quant à la confidentialité, elle l’obtint simplement parce que personne ne lui demandait de partager son gestionnaire de tâches.
• Enfin, son outil de messagerie permettant de « transformer » facilement un mail📧 en tâche ✔️, elle pu vider très vite sa boite de réception.

Après avoir fait ce choix, il n’a pas fallu longtemps à Laura pour jeter cahiers, carnets et autres post-it. Son écran d’ordinateur y a bien sûr gagné en lisibilité, mais, surtout, Laura y a gagné en organisation, en efficacité et en sérénité.

Et vous ? Quand choisirez-vous de simplifier pour être plus efficace ? Opterez-vous pour la to do list électronique ?