Dans les longues opérations de nettoyage de boîtes de réception qu’il m’arrive de faire, je me rends compte que, très souvent, les mails reçus sont traités de la même manière que les éléments envoyés : ils sont par précaution, conservés. Pourtant, je pense que les courriels reçus méritent généralement un traitement plus radical que les messages envoyés : on doit les supprimes plus facilement. Il y a deux raisons à cela.
Ils sont dans les mails envoyés
La première raison est que, lorsque vous répondez à un mail, le texte du message reçu est repris à l’identique dans le message envoyé. Conserver l’élément reçu revient donc à accepter la création d’un doublon. C’est encore pire lorsque le mail originel génère une longue conversation. Si cette conversation compte cinquante échanges, et cela arrive bien plus souvent que ce que l’on pourrait penser, alors ce mail originel va se retrouver en cinquante exemplaires, le second en quarante-huit, le troisième en quarante-sept et ainsi de suite….
Au total, si l’intégralité des messages d’une conversation de 50 échanges était conservée, ce sont près de 1 200 messages qui sont conservés. Si la conversation en question concernait ne serait-ce que 5 personnes, on arrive à un total de près de 6000 messages ! Et seul le dernier n’existe qu’à un exemplaire unique, enfin, pas si unique puisqu’il est présent chez les 5 destinataires ! Dans une période où l’on est de plus en plus attentif au « coût carbone » de nos actions ce volume a de quoi faire peur !
Les traces à garder
L’autre aspect de la question porte sur les traces que chacun doit conserver. Je comprends et j’accepte facilement, qu’il soit nécessaire, dans bien des cas, de conserver traces et preuves. Le mail sert aussi à cela. D’ailleurs, le mail a, en cas de besoin, un caractère de « commencement de preuve par écrit » qui sera utile dans bien des litiges.
Cela dit, il est question quand même une question qui me paraît importante à poser : vaut-il mieux garder la trace d’une demande qui nous a été adressée ou la trace que cette demande a bien été traitée ? Vous conviendrez avec moi que c’est la preuve que la demande a bien été traitée qui est la plus importante. Or, cette preuve ne se retrouve que dans l’élément envoyé. C’est d’autant plus important de le conserver qu’il contient encore le message originel ! Le mail reçu ne présente un intérêt que dans quelques cas : quand il clôt une « conversation » et/ou qu’il contient une pièce jointe. Dans tous les autres cas, leur immense majorité donc, il ne présente plus aucun intérêt.
Et les éléments envoyés ?
Un mail envoyé présente-t-il plus d’intérêt ? S’il clôt une « conversation », oui. Mais c’est tout ! Même la présence d’une pièce jointe ne justifie que rarement sa conservation puisque celle-ci est presque toujours présente sur votre ordinateur ou sur le réseau auquel il est connecté.
En résumé, garder des mails n’a d’intérêt que s’ils sont la fin d’un échange ou s’ils contiennent une pièce jointe dont on ne dispose pas par ailleurs. Tout le reste peut être supprimé sans crainte de perdre quelque chose d’important.
Le mail à garder est donc le dernier. Dès qu’un nouveau message se rajoute dans il perd de son intérêt. L’affichage en conversation que proposent la plupart les bons outils de messagerie est donc un bon moyen de faire un ménage efficace au fur et à mesure.
