Je reviens régulièrement dans ce blog (et je le ferai encore) sur l’intérêt que présente le fait d’avoir une boîte de réception vide à intervalles réguliers dans ma journée. Arriver à ce résultat au jour le jour n’est pas compliqué.
Pour les courriels qui sont porteurs d’une tâche à accomplir, l’agenda pour les rendez-vous avec soi-même, ou le gestionnaire de tâches pour les PMAT, sont des « destinations » tout à fait adaptées qui permettent de dégager sa boite de réception et d’en faire ce qu’elle devrait toujours être : une boîte à lettres électroniques qui est vidée très régulièrement. Cela vous permet de construire votre organisation professionnelle (voir la formation en « S’organiser avec Outlook« ).
Pour les messages porteurs d’informations il y a deux cas de figures :
- Soit l’information présente de l’intérêt pour moi et je la classe dans le dossier idoine ;
- Soit elle ne présente aucun intérêt pour moi et je la supprime sans autre forme de procès.
Pour ce qui est des « conversations » c’est un tout petit peu compliqué. En effet, lorsqu’une conversation par mail est lancée, il faut, en général, aller jusqu’à son terme pour être en mesure de décider. Dans ce cas de figure-là, je vous conseille d’utiliser l’affichage en conversation (dans Outlook passez pas l’onglet « Affichage » et cochez la case « Affichez en tant que conversation ».
Ce mode d’affichage de vos mails est particulièrement utile puisqu’il regroupe tous courriels d’une même conversation sous un même symbole, (en général il s’agit d’un petit triangle sur lequel cliquer permet de déployer la conversation) quel que soit le dossier dans lequel ils sont classés, qu’ils se trouvent dans la boîte de réception, dans les éléments envoyés ou dans votre classement). Ainsi, il sera facile de ne conserver que le dernier message de la conversation, qu’il soit reçu ou envoyé, et ceux qui contiennent une pièce jointe qu’il est nécessaire de conserver.
Notez que ce regroupement se fait sur la base de l’objet. Cela renforce la nécessite d’avoir des objets clairs, explicites et spécifique, qui évitent à votre outil de messagerie toute confusion entre les conversations. N’hésitez donc pas, en début de conversation, à changer un objet pour aider votre messagerie à vous aider.
