Que vous utilisiez une liste de tâche papier ou que vous vous serviez de votre boîte de réception pour « gérer » vos actions, vos tâches sont organisées selon la méthode LIFO, Last In First Out (dernier entré premier sorti). En effet, dans les deux cas, les tâches les plus récemment arrivées sont privilégiées. Dans votre boîte de réception, c’est par le haut que « l’exploration organisationnelle » commence habituellement. Sur une liste « papier » ce sont les dernières actions notées qui sont les plus facilement accessibles. Or, vous en conviendrez, cette organisation n’est pas efficace. Elle est même contreproductive puisqu’elle conduit à laisser de côté, les tâches qui attendent depuis le plus longtemps pour privilégier les plus récentes et ainsi accepter de subir la dictature de l’immédiateté.
Pour faire face à cela de manière efficace, je vous propose de procéder en respectant les principes suivants :
- Je prends connaissances des actions nouvelles aux moments de mon choix pour ne pas subir la pression permanente des mails et autres vecteurs de travail ;
- J’organise mes actions immédiatement, au moment où j’en prends connaissance en m’appuyant sur la « litanie pour un rendez-vous » ;
- Je construis quotidiennement mon plan de journée pour lutter contre la tentation de l’immédiateté et sortir d’une organisation de mon travail en LIFO.
Le plan de journée devient ainsi un investissement quotidien particulièrement rentable :
- Il permet d’organiser mon travail avec logique et un tenant des échéances qui lui sont allouées ;
- Il offre, après que l’ensemble des tâches en instance y ont été intégrées, une vision réaliste de votre charge de travail ;
- Il souligne la nécessité de protéger vos « rendez-vous avec vous-même » et, ce faisant, vous aide à gérer vos priorités.
Le plan de journée est d’une très grande utilité pour construire une organisation efficace de votre travail.
