Je dis souvent dans mes formations que, agenda papier ou électronique, la différence se joue essentiellement sur la nécessité de partager facilement l’information. Je ne suis donc pas un technophile aveuglé qui choisi un outil simplement parce qu’il est nouveau.

Néanmoins, quand il s’agit de cet outil très utile, en particulier pour gérer les PMAT, qu’est la liste de tâches je pense que la version électronique l’emporte de loin sur la version papier. Il y a quatre raisons à cela.

Glisser lâcher

Tout d’abord, la « to do list » électronique est très proche du de l’outil de messagerie électronique. On peut ainsi passer très simplement du mail à la tâche. Du coup, une action aussi simple que rapide (le glisser lâcher par exemple dans Outlook) permet de passer du message à l’action.

Un accès rapide et permanent

D’autre part,  si votre compte de messagerie est accessible sur votre smartphone, il est généralement possible d’accéder aussi à votre gestionnaire de tâche. Si vous souhaitez noter une action à entreprendre alors que vous n’êtes pas devant votre ordinateur, un accès à l’application idoine (to do par exemple) vous permettra de prendre note de la tâche en question. Vous la retrouverez ainsi rapidement lorsque vous reviendrez devant votre PC.

Bien ordonnées

Une troisième raison de privilégier la « to do list » électronique est qu’elle vous permet d’organiser vos tâches de la meilleure façon qui soit : par échéance. En effet, alors que l’échéance est la logique de classement des la plus efficace de vos actions, le papier ne vous permet de vous organiser que d’une seule manière : par ordre d’apparition. Non seulement cet ordre n’est par pertinent pour être efficace, mais il est aussi générateur d’oublis puisqu’il faut très régulièrement revenir en arrière dans sa liste.

Des rappels

Enfin, les tâches électroniques permettent à votre outil de vous rappeler que vous avez des choses à faire. Si je ne mets généralement pas de rappel sur mes PMAT, quand une action doit être accomplie à un moment précis (passer un coup de téléphone au moment convenu avec un client par exemple), je n’hésite pas à programmer un rappel pour être sûr de ne pas rater ce rendez-vous. Après tout, mon outil électronique est plus faible pour cela que mon cerveau. Bien sûr, je finirai toujours par me rappeler de ce qu’il y avait à faire…. Mais parfois trop tard.