J’ai déjà eu l’occasion, dans ce Blog, de vous parler des corbeilles « Quoi de neuf » et « Aujourd’hui ». Je vous aussi parlé, a de maintes reprises, de la manière la plus efficace de traiter vos mails. Mais, il est une astuce, un truc, une bonne habitude, dont je ne vous ai pas encore parlé : travailler en T.T.C.. Vous en doutez, le TTC dont il est question ici n’a rien à voir avec la taxe à la valeur ajoutée. Il s’agit plutôt d’une façon de mémoriser facilement un principe de base de gestion du temps. Ce principe c’est qu’il ne sert à rien de prendre, de reprendre, et de reprendre encore un document, une information, en se demandant simplement si l’on va agir immédiatement ou reporter cette action.

Le TTC en question signifie donc :

Je Touche

Je Traite

Je Classe

En clair, le principe caché derrière cet acronyme est que lorsque l’on prend un document ou une formation en main, il est indispensable de prendre immédiatement une décision : qu’est-ce que j’en fais ? Il s’agit ici d’un nouveau réflexe qui permet d’attribuer un sort immédiat et définitif à tout nouveau document qui se présente dans mon environnement de travail !

Soit ce nouveau document porte une tâche à accomplir où une action à entreprendre et il me faut prendre rendez-vous avec moi-même. Soit il s’agit d’une information, auquel cas il me faudra que le classer immédiatement.

Et surtout je dois éviter de manipuler x fois le même document avant de prendre une décision. C’est pourtant ce que je fais inévitablement si je considère que les piles qui se trouvent sur mon bureau ou la longue liste de mails en attente dans ma boîte de réception sont une forme de « gestionnaire de tâche ». À chaque fois que je me demande quelle est la tâche à laquelle je vais devoir m’atteler, je farfouille dans la pile, je passe sur mes mails. À chaque document qui me passe entre les doigts ou sous le pointeur de ma souris je me demande c’est là ce que je vais décider de faire, jusqu’au où je vais tomber sur une action qui, soit me plait, soit m’apparaît comme suffisamment urgente pour que choisisse de occuper immédiatement.

Inutile de souligner combien ce comportement est chronophage et dangereux en termes de gestion des priorités. Pour gagner en efficacité, il est donc utile, voire indispensable, de prendre immédiatement la bonne décision : est-ce que je peux jeter ce document ? Est-ce que je dois classer ce document ? Ou, s’il y a un travail à accomplir qu’en vais-je faire ce travail ?