Parmi les outils qui peuvent vous aider à vous organiser, à gérer votre messagerie, et vous font gagner du temps, il en est un qui est trop souvent négligé : le « Glisser-lâcher ». Existant depuis plus de 10 ans dans la plupart des logiciels de messagerie, cet outil n’est que très rarement utilisé, alors qu’il pourrait rendre de grands services. Que ce soit dans Outlook, dans Lotus Notes, dans Groupwise, cette fonctionnalité est disponible sur la plupart des outils existant.
En quoi consiste-t-il ?
Il s’agit simplement de prendre un élément dans un environnement (un mail par exemple) de le faire glisser dans un autre environnement pour changer la nature. Ainsi, un mail glissé sur le calendrier d’Outlook devient un rendez-vous. Un mail déplacé vers un contact permet de créer un nouveau contact. Un contact déplacé vers la messagerie ouvre un nouveau message à l’attention du contact sélectionné. Un contact qui serait glissé vers le calendrier permet de créer une invitation rendez-vous à l’attention du contact.
En fait, que ce soit dans Outlook ou dans les autres outils, le fait de glisser un élément vers un autre environnement va copier cet élément dans l’environnement cible. Cette petite astuce qui paraît anodine permet de s’organiser avec une grande efficacité. Ainsi, lorsqu’un client vous confirme rendez-vous par mail, il vous suffit de glisser le message reçu vers le calendrier pour créer facilement un rendez-vous et mettre votre agenda à jour. Évidemment, Outlook ou Lotus Notes ne sont pas capables de trouver la date et l’heure du rendez-vous, mais, puisque le corps du nouveau rendez-vous est le texte du message, une simple lecture vous permet de trouver l’information dont vous avez besoin et de mettre à jour votre rendez-vous.
Des inconvénients
Cette technique présente toutefois quelques inconvénients dans Outlook : elle duplique les éléments que vous avez fait glissez. Ainsi, un mail qui serait transformé en rendez-vous se retrouveraient à la fois dans la boîte de réception et dont le calendrier et occuperait ainsi le double d’espace. Si vous occupez déjà un espace disque proche de la limite qui vous est fixé une il vous faut donc supprimer le message dans la boîte de réception. De la même manière, si vous ne voulez pas que votre agenda occupe trop de place, il vous faudra y faire le ménage. Mais, cela n’est qu’un tout petit problème technique sur lequel j’aurai l’occasion de revenir.
Le second inconvénient est que, une fois transformé, vous ne pouvez plus répondre au message initial. En effet, il n’est pas possible de répondre un formulaire de contact ou de rendez-vous.
Le troisième inconvénient est que les pièces jointes qui pouvait être dans le message disparaissent.
Une solution
Pour pallier ces deux derniers problèmes, une petite manipulation simple suffit : utilisez le bouton droit de votre souris. En glissant et lâchant avec ce 
bouton droit, Outlook vous propose plusieurs choix. Optez pour « déplacer comme… avec pièce jointe ». Ainsi, le message originel deviendra une piècejointe dans le nouvel élément créé. En ouvrant cet élément vous pourrez double cliquer sur le mail pour l’afficher, y répondre ou accéder à la pièce jointe.
La base de mon organisation
Cette astuce est devenue fondamentale dans ma façon de m’organiser. Elle ne permet de maintenir ma boîte de réception au niveau que je souhaite (moins de 10 messages), de gérer mes contacts, mon agenda, et mes tâches. Mais, j’aurai l’occasion de vous présenter plus avant ce mode d’organisation.
En attendant, dites-moi si vous connaissez cette astuce. Si vous ne la connaissiez pas l’avez-vous mise en œuvre ? Que vous a apporté son utilisation ?
Les formations qui traitent de cette astuce pratique :
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