Gérer son temps ca n’est pas aussi difficile que ce que l’on pourrait croire. Quelques efforts, parfois un peu de discipline, et votre quotidien sera plus simple, le stress que vous subissez diminuera et vous retrouverez le temps de faire les choses qui comptent pour vous. Voici ceux qui me paraissent être les 10 grands principes d’organisation et de gestion du temps. Pour aller plus loin, la plupart des thèmes évoqués ici sont traités dans d’autres articles publiés sur ce blog (un seul fera l’objet d’un article encore à écrire dans les prochaines semaines).
Faîtes un plan de journée
Outil de gestion budgétaire de votre, règle graduée à mesurer du temps, GPS de votre organisation quotidienne,… j’ai multiplié les métaphores dans ce blog pour mettre en évidence l’importance à accorder à cet outil. Sans plan de journée, il ne peut y avoir de gestion du temps…
Identifiez vos priorités
Toutes les tâches qui nous sont demandées n’ont pas la même importance. Certaines n’ont qu’un intérêt marginal, d’autre sont essentielles. Faites le distinguo entre les deux et accordez à vos priorités (professionnelles ou personnelles) la place qu’elles méritent dans vos plans de journée, c’est-à-dire une place de choix.
Prenez des rendez-vous avec vous-même
Inscrivez dans votre agenda le temps que vous devez consacrer aux principales actions de votre journée. Cela vous permettra de faire de votre plan de journée un véritable outil de gestion budgétaire de votre temps. Et surtout !!! Gérez ce temps comme si vous étiez en rendez-vous ou en réunion. Ne lâchez ce que vous êtes en train de faire qu’en cas de réelle urgence !
Gardez de la place pour l’imprévu
Une journée dans une entreprise d’aujourd’hui ne peut s’imaginer sans interruptions. Construire son plan de journée comme si vous n’étiez jamais interrompu ne peut que conduire à l’échec de votre organisation. Ne faîtes donc pas de vos plans de journée des suites ininterrompues de rendez-vous avec vous-même ou avec les autres. Tous les jours vous faîtes face à de l’imprévu, gardez lui de la place.
Ne vous laissez pas interrompre – la méthode ADRA
Quand une interruption survient demandez-vous si vous pouvez Abandonner (ne rien faire), puis si vous pouvez Déléguer, puis si vous pouvez Reporter. N’Agissez que lorsque les trois autres possibilités sont impossibles.
Gardez le contrôle de la messagerie
Ne perdez pas le contrôle de votre boîte de réception. Tous les jours supprimez ou archivez au moins autant de mails que ce que vous avez reçu dans la journée. Cela vous donnera le sentiment, bien souvent justifié, d’avoir le contrôle de la situation.
Utilisez le « glisser-lâcher » d’Outlook
Le « Glissez-lâchez » est une fonction très pratique. Elle vous permet, avec quelques principes de base en gestion du temps, de faire d’Outlook un véritable outil d’organisation.
Maîtrisez vos outils
Prenez le temps d’apprendre à vous servir de vos outils. Vous gagnerez un temps très important en utilisant les raccourcis claviers, en utilisant le double clic et les triples clic, ou en apprenant à utiliser la reconnaissance vocale. Un article est à paraître sur ce sujet.
Organisez vos données
Pour retrouver rapidement vos fichiers construisez une organisation logique, mais surtout, réfléchissez à la façon de nommer vos précieuses informations. Les nouveaux outils de recherche permettent de retrouver ses données avec une grande célérité dès lors qu’elles sont bien nommées.
Organisez votre poste de travail
Enfin, gardez votre environnement de travail aussi rangé et organisé que possible. Non seulement vous gagnerez du temps au moment de rechercher vos documents, mais vous trouverez votre bureau plus accueillant, plus propice à la concentration nécessaire à un travail efficace.
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Vous retrouverez la thématique abordée ici en suivant la formation (en inter-entreprise ou en intra-entreprise) : |
