Travailler en TTC (Je Touche, je Traite, je Classe) est un des secrets de la gestion du temps efficace. En résumé, (mais vous retrouverez tout cela dans un article déjà paru dans ce blog) il s’agit de prendre immédiatement une décision lorsque l’on touche un nouveau document plutôt que de le prendre et le reprendre encore jusqu’au moment où, enfin, nous nous faisons le choix d’une action. Pour vous aider à prendre cette décision, voici ce que j’appelle la « Litanie pour un rendez-vous». Il s’agit d’une suite de question qui, lorsque vous y répondez, vous permettent de prendre rapidement et simplement la bonne décision face à un nouveau document (papier ou électronique).
Est-ce une information ou est-ce une action à entreprendre ?
Si le document est une information que je dois conserver, je le classe. Immédiatement ! Sans le faire passer par une pile « à Classer ». Et surtout je n’oublie que le meilleur classement est le classement vertical. En effet, la poubelle est le meilleur ami de l’homme dans son bureau.
Attention, s’il s’agit d’une information que je dois lire, je traite le document en question comme une action à mener.
Si ce que j’ai en main est une action à entreprendre je continue la litanie par la question suivante.
Est-ce vraiment à moi de le faire ?
Si ce document est arrivé jusque dans ma « Corbeille Quoi de Neuf ? » il y a de fortes chances pour que cela me soit destiné. Néanmoins, une erreur d’aiguillage pouvant parfois se produire, j’ai tout intérêt à m’en assurer.
Combien de temps cela va-t-il me prendre ?
Cette question va me permettre de déterminer si effectuer la tâche en question va avoir un gros impact sur mon organisation. Est-ce une PMAT, une tâche qui trouvera sa place en tant que tel dans mon agenda ?
Quand vais-je trouver ce temps-là ?
Je prends immédiatement un rendez-vous avec moi-même ! Je ne tergiverse pas, je décide immédiatement du moment durant lequel je vais accomplir cette tâche et je prends le réflexe agenda : je le note immédiatement en budgétant mon temps !
Cette litanie doit devenir un réflexe ! C’est par son biais que vous traiterez tous les documents qui arrivent dans votre environnement de travail. En fait, dès que vous traiterez votre « Corbeille Quoi de neuf » vous prendrez immédiatement toutes les décisions qui concernent les documents à venir.
Je passe chaque nouveau document de ma « corbeille quoi de neuf ? » à la moulinette de litanie pour une flèche :
- S’agit-il d’une information ou est-ce une tâche ?
- Est-ce à moi de la faire ?
- Combien de temps devrai-je y consacrer ?
- Quand vais-je trouver ce temps-là ?
Et je prends immédiatement un rendez-vous avec moi-même !
C’est donc aussitôt que possible que je me donne le temps de faire le travail qui m’est demandé.
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Vous retrouverez la thématique abordée ici en suivant la formation (en inter-entreprise ou en intra-entreprise) : |
