J’ai déjà eu l’occasion de l’exprimer dans ce blog, la gestion efficace des interruptions est une des sources productivité les plus importantes qui soient notre disposition. Il semble donc facile de gagner tout le temps que les interruptions ou consomment. Pourtant, malgré l’apparente facilité de cette démarche, les interruptions continuent de consommer un temps considérable dans les entreprises. Une des raisons qui expliquent ce phénomène est peut-être ce que les sciences cognitives appellent des « représentations mentales ».
Une représentation
« Une représentation est un phénomène mental qui correspond à un ensemble plus ou moins conscient, organisé et cohérent, d’éléments cognitifs, affectifs et du domaine des valeurs concernant un objet particulier. On y retrouve des éléments conceptuels, des attitudes, des valeurs, des images mentales, des connotations, des associations, etc. C’est un univers symbolique, culturellement déterminé, où se forgent les théories spontanées, les opinions, les préjugés, les décisions d’action, etc. » (Garnier et Sauvé – 1999).
En d’autres termes, les représentations mentales nous amènent à supposer, à imaginer, à construire, des opinions, des principes, des règles qui peuvent s’appliquer à nous.
Une de ces règles générées par ses « représentations mentales » est la nécessité d’être disponible totalement pendant son travail. En fait, beaucoup de gens supposent, imaginent, croient, que leur hiérarchie, leur activité professionnelle, leur métier nécessitent une disponibilité totale dès lors qu’ils sont au travail. Ils pensent, sincèrement, avoir à décrocher le téléphone dès qu’il sonne, répondre à un collègue des que celui –ci leur pose une question, accéder à la demande leur hiérarchie dès que celle –ci est formulée. En réalité, dans bien des cas il ne s’agit que d’une représentation construite par ces personnes.
J’ai eu l’occasion de le vérifier à maintes reprises : leur hiérarchie n’attend aucun cas de ces personnes cette disponibilité totale. Au contraire, bien souvent, si elles participent à la formation que j’anime, c’est parce que leur hiérarchie souhaite, entre autres, qu’ils gèrent mieux les interruptions auxquelles elles sont soumises.
Un comportement induit par le comportement des autres
Bien sûr, cette représentation mentale n’est pas que le pur fruit de l’imagination. Elle est aussi le résultat des comportements que les autres adoptent à notre endroit. L’utilisation abusive du mot urgent, le comportement en laissant entendre que la demande qui vient d’être formulée nécessite une réactivité forte, sont autant de tactiques adoptées pour nous faire croire à la nécessité d’une réaction immédiate. Dans bien des cas, ce comportement n’est qu’une stratégie qui a pour but de voir sa propre demande traitée en priorité, avant les autres. La pression qui est mise n’a aucune nécessité.
A force d’être répétés, ces comportements laissent entendre à celui qui les subit que sa disponibilité doit être donnée immédiatement à tous ceux qui la demandent. Et voici la représentation mentale qui se créée !
Vérifier auprès de sa hiérarchie
Donc, si vous-même faites partie de ces gens qui pensent que l’on attend d’eux cette disponibilité totale, immédiate, je vous encourage à vérifier qu’il ne s’agit pas d’une représentation que vous avez construite. Dans bien des cas, une simple vérification vous permettra de savoir ce qu’il en est.
Pour procéder à cette vérification, le plus simple est évidemment de vous adresser à votre supérieur hiérarchique. Posez-lui clairement la question, et vous verrez que bien souvent, contrairement à ce que vous aviez pu imaginer, la disponibilité totale que vous croyiez lui devoir n’est pas demandée.
