Il est difficile de savoir exactement combien de mails nous recevons chaque jour. Les chiffres varient selon les études (entre 35 et 50). Mais, ce qui est
évident, c’est que ceux qui se plaignent de recevoir un trop grand nombre de courriels sont de plus en plus nombreux. Alors, je propose de réfléchir à la façon de faire pour recevoir moins de mails.
Envoyez-en moins
La première solution peut paraître absurde : envoyez moins de mails pour moins en recevoir. C’est idiot pensez-vous ? Pas si sûr ! regardez le nombre de courriels arrivés qui ne sont rien d’autre que des réponses à vos propres messages envoyés. On ne peut pas répondre aux mails que vous n’envoyez pas ! De fait, moins vous enverrez de mails, moins vous en recevrez !
Les mails « parapluie »
Il y a d’ailleurs une catégorie de messages totalement inutiles qui pourtant semble gravement encombrer les serveurs de messagerie : les mails « parapluie ». Vous savez ceux sont envoyés pour être sûr que toutes les personnes concernées seront au courant d’une initiative, initiative que, par leur silence, elles approuvent. Ainsi, si un problème émergeait en conséquence de cette initiative, il serait possible de clamer son « irresponsabilité » en se cachant derrière un « je t’avais mis en copie, tu étais au courant ».
Ne plus vouloir tout savoir
Il y a quelques années j’ai eu l’occasion de travailler avec une personne dont le comportement vis-à-vis du mail m’a marqué. Cadre dirigeant dans un grand groupe international, cet homme se plaignait du trop grand nombre de messages qui venaient chaque jour s’agglutiner dans sa boîte de réception et, de fait, ce nombre était très important puisqu’il dépassait les 500 ! Je fis remarquer à cet important manager que sa position hiérarchique lui donnait aisément la possibilité d’exiger de ses équipes une baisse du volume de messages à son attention. Il me répondit alors : « Mais je veux savoir ce qu’il se passe ! ». Comprenant la contradiction entre sa plainte et son exigence d’information, il adopta très vite la stratégie que je venais de lui suggérer et abandonna l’illusion qu’il pourrait, grâce au mail, tout savoir.
Déléguer vraiment
Mais cet exemple extrême est le symptôme d’un des effets pervers de la messagerie : elle est devenue un outil de contrôle ! En incitant leurs équipes à les informer de l’essentiel de leur activité, les managers ont amenés leurs collaborateurs à les « tenir au courant de tout ». Ils pervertissent ainsi leur délégation en lui enlevant un élément essentiel : la confiance.
Signaler les mails inutiles
Enfin, n’oubliez pas de signaler les mails qui ne vous sont d’aucune utilité. Leurs expéditeurs vous les ont envoyés avec les meilleures intentions du monde mais ce faisant ils polluent votre compte de messagerie. Faites-le leur savoir !
Avant le mail….
Reprenons donc nos esprits et rappelons-nous qu’avant le mail les organisations fonctionnaient aussi. Certes, des informations supplémentaires nous permettent aujourd’hui de mieux faire notre travail, et ce notamment grâce au mail, mais un nombre trop important d’informations inutiles viennent freiner notre productivité, et ce à cause de la manière dont nous utilisons le mail.
