Un mail par sujet un sujet par mail

Les mails « fourre-tout » posent de réels problèmes. Dans un premier, le rédacteur cherche à se faciliter la vie : un seul message pour traiter de différentes questions. Cela évite de créer plusieurs messages, le dossier « éléments envoyés » ne voit pas le nombre de ses ligne s’accroître et en plus cela permet de ne pas saturer la boite de réception du destinataire.  Là ou quatre ou cinq mails auraient été envoyés, un seul suffit.

Comment nommer le message ?

Mais très vite, les difficultés commencent. Tout d’abord quand il s’agit de nommer le message. En effet, quel nom donner à un courriel qui traite de quatre ou cinq sujets différents ? Comment le nommer de manière à ce que « l’élément envoyé » soit facilement identifiable s’il doit être archivé ? « Divers », « Informations générales », « points divers », n’indiqueront qu’une chose : il s’agit d’un mail « fourre-tout » qui devra être ouvert parmi d’autre message du  même type pour retrouver une information. Et, si le problème se pose pour l’expéditeur, le destinataire fait face à la même difficulté : comment le retrouver facilement si ce message contient des informations qui méritent d’être conservées ?

Bien sûr, les outils de recherche d’aujourd’hui sont performants, et ce pour la plupart des outils messagerie. On peut donc avoir de bonnes chances de retrouver le mail recherché en lançant une recherche sur un des thèmes abordés dans le message. Mais parmi combien d’autre messages ? Combien de mails « fourre-tout » devront être ouverts pour retrouver l’information recherchée ? Or, le temps passé à ouvrir un message pour trouver l’information recherchée est perdu si celle-ci n’est pas disponible dans ce message. Et ce temps perdu est multiplié par le nombre de mails qu’il faudra ouvrir avant de trouver celui qui est vraiment intéressant.

Et le classement ?

Le classement de ces mails pose un problème supplémentaire. Il est possible de choisir l’un des thèmes abordé et de le retenir comme « thème principal » et le classer dans le dossier concernant  ce thème-là. Mais c’est accepter que les autres sujets traités ne puissent pas être accessibles par le biais de l’arborescence créée. Il est possible de penser que notre mémoire nous permette de retrouver l’information pendant quelques temps. Mais inévitablement, si le message contient des informations à conserver sur le long terme, l’accès aux informations considérées comme secondaire au moment du classement du message sera rendu difficile.

Reste la possibilité de copier le message en autant de mails que de sujets abordés. Cela pallie le problème de l’accès à l’ensemble des informations, surtout si chacun des exemplaires du message est renommé correctement. Mais cela implique de multiplier un nombre important de fois la même information.

Le mieux est vraiment de créer un nouveau message à chaque information.